Уже несколько недель мир работает в новых реалиях – в условиях пандемии короновирусной инфекции. «Как организовать работу, обезопасить сотрудников, подготовится к возможному карантину?» — этот вопрос в числе первых занимает умы белорусских владельцев компаний. На все вопросы ответили Надежда Смахтина, юрист Legaltax и Евгения Уроднич, Ассоциированный партнер Legaltax.

Во многих странах введены жесткие карантинные меры, которые существенно ограничивают не только производственные мощности, но и ставят функционирование компании в принципе под вопрос на несколько недель вперед. Это не могло не повлиять на белорусский бизнес: у многих компаний, особенно тех, которые работают с зарубежными рынками, объем работы заметно просел. Поэтому наниматели не в состоянии обеспечить прежний уровень загруженности многих сотрудников, и, соответственно, поддерживать заработную плату на прежнем уровне.

Как позаботиться о здоровье сотрудников, сохранить рабочие места и свой бизнес в этот непростой период? 

 

Перевод на удаленную работу

По рекомендациям ВОЗ,  минимизировать контакты с окружающими – один из базовых и, пожалуй, самых эффективных способов предупреждения коронавирусной инфекции. Если характер работы позволяет работать и обмениваться результатами работы удаленно, то наниматель может предложить такой способ своим сотрудникам. С этой целью в Трудовом кодексе Республики Беларусь) предложено два варианта: дистанционная работа и работа на дому.

Основные отличия: на дистанционной работе сотрудник в обязательном порядке использует информационно-коммуникационные технологии и сам выбирает, где находится его рабочее место; при работе на дому работа выполняется на месте жительства работника. Для IT-компаний перевод на дистанционную работу наиболее оптимален, так как программисты, тестировщики, проектные менеджеры, маркетологи и другие работники выполняют свою работу как раз с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Если в команде доверительные отношения, то для избежания излишней бумажной работы, наниматель и работник могут устно договориться о переходе на дистанционную форму работы.

Если все-таки стороны хотят оформить такое решение официально, то для этого понадобится внести соответствующие изменения в трудовые договоры сотрудников, так как при дистанционной работе договор должен в обязательном порядке содержать условие о том, что работа выполняется дистанционно и работник самостоятельно выбирает место осуществления трудовой деятельности, а для работы на дому в контракте необходимо указать конкретное место работы – место жительства работника.

 

 

Процесс оформления перевода на удаленную работу можно построить так:

1) Получаем согласие сторон на удаленную работу:

- по инициативе нанимателя: в этом случае наниматель направляет предложение сотрудникам;

- по инициативе работника: в этом случае каждый работник пишет соответствующее заявление на имя нанимателя (более оптимальный и быстрый способ, так как работодатель может просто поставить отметку о согласии на заявлении работника).

2) Заключаем дополнительные соглашения к трудовым контрактам, включаем информацию об новых условиях работы.

3) Оформляем приказ о переводе на дистанционную работу/работу на дому, с которым в обязательном порядке ознакамливаем сотрудников под роспись.

Чтобы получить более полный контроль над ситуацией, рекомендуем нанимателю определить способы обмена выполненной работой (то есть прописать конкретные программы по управлению проектами, обмену результатами работ, видеоконференций, используемые мессенджеры и т.д.), периодичность контактов сторон, а также рабочее время. При дистанционной работе стороны могут договориться, что работник самостоятельно устанавливает себе режим рабочего времени и отдыха.

Гибкий рабочий график означает, что в определенный промежуток времени (например, с 10 до 16) работник обязан быть на рабочем месте. В случае с дистанционными работниками – обязан в этот период быть на связи и выполнять работу.

В дополнительном соглашении с дистанционными работниками рекомендуем также указать, каким оборудованием, программно-техническими средствами будет пользоваться работник. Если оборудование (компьютеры, телефоны, планшеты и т.д.) принадлежат нанимателю, то обязательно составляйте акт передачи имущества. Если работник будет вправе использовать свое оборудование, то важно определить, какие средства защиты (антивирусные программы и т.д.) должны быть установлены на его компьютерах, а также порядок возмещения работнику за пользование его оборудованием и расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

После того, как ситуация улучшится, и работа в офисах снова будет безопасной, для того, чтобы вернуть прежний порядок работы, стороны должны будут еще раз соблюсти вышеописанную процедуру.

 

Список документов при переводе на дистанционную работу:

• Предложение или заявление сотрудника
• Приказ об изменении существенных условий труда
• Дополнительное соглашение в трудовой договор (контракт)
• Акты передачи имущества (если работнику передается компьютеры и другие средства труда)

Тем не менее, не всем нанимателям подходит вариант перевода сотрудников на удаленную работу. Это может быть связано как со спецификой работы, так и с отсутствием необходимого объема работы и ухудшением экономического положения компании. Есть ли какой-то выход у нанимателя в такой ситуации? Расскажем подробнее.

 

Предоставление отпуска по инициативе нанимателя

Вариант номер 1 — это отпуск по инициативе нанимателя предоставляется без сохранения или с частичным сохранением заработной платы. Согласно нормам трудового законодательства, суммарная продолжительность такого отпуска не может превышать 6 месяцев в календарный год, то есть с 1 января по 31 декабря.

Тем не менее, какая бы критическая ни была ситуация, единолично отправить работника в такой отпуск у нанимателя не получится — в обязательном порядке нужно получить его письменное согласие. После этого необходимо оформить приказ и ознакомить работника с ним. Если наниматель отправляет работника в отпуск с частичным сохранением заработной платы, то стороны должны согласовать ее размер.

Трудовой отпуск

Отпуск без сохранения заработной платы можно заменить частью трудового отпуска по договоренности между работником и нанимателем – в этом случае работник получит часть своих законных отпускных. Для предоставления трудового отпуска нужно получить от работника заявление на отпуск и оформить соответствующий приказ.

В текущей форс-мажорной ситуации у нанимателя также возникает право досрочной «отправки» работников в трудовой отпуск. Условиями такого принудительного отпуска является неожиданная приостановка работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и другие исключительные и заранее не предвиденные обстоятельства (как и вышло с коронавирусом).

Согласия работников в таком случае не требуется. Важно, что приостановка работы должна быть неожиданной (например, клиент известил о приостановке работы и у компании нет других заказов). «Принудительные» отпуска возможны либо для всех сотрудников, либо для определенной категории сотрудников (например, проектная команда). Отправить в «принудительный» отпуск отдельного сотрудника нельзя.

Простой

Простой — временное отсутствие работы в силу производственных или экономических причин.  Как правило, при простое наниматель должен перевести работника на другую работу, соответствующую его квалификации и не запрещенной ему по состоянию здоровья. Если такой возможности нет, то тогда работник «простаивает» вместе с компанией.

Для оформления простоя издаем приказ, где, помимо прочего, мы рекомендуем указать, что работник не обязан находиться на рабочем месте в период простоя и его сроки. Если точные сроки пока что неизвестны, то окончание простоя также надо будет оформить отдельным приказом.

Простой – это не самая бюджетная опция в кризисной для нанимателя ситуация, так как работнику должны выплачиваться 2/3 его зарплаты. Обращаем внимание, что, как и при предоставлении отпуска без сохранения заработной платы по инициативе нанимателя, продолжительность простоя не может превышать суммарно 6 месяцев в календарный год.

Все вышеперечисленные меры – это варианты действий для нанимателя в условиях складывающейся на сегодняшний день ситуации.

А что если работник хочет уйти на карантин на какое-то время и при этом не использовать часть своего трудового отпуска? В таком случае можно оформить кратковременный отпуск без сохранения заработной платы по договоренности между сторонами.

 

Что делать, если наниматель «игнорирует» пандемию, а работник желает социально изолироваться?

Для ситуации, когда работник по своей инициативе хочет работать дома, а при невозможности такой работы удаленно – уйти в отпуск, то трудовой кодекс предусматривает только несколько вариантов.

Отпуск по договоренности между сторонами

Именно работник инициирует такой вид отпуска: он пишет заявление с обоснованием причины предоставления отпуска. Окончательное решение остается за нанимателем. Если наниматель согласен, то оформляется соответствующий приказ, с которым ознакамливается работник.

Продолжительность отпуска, как правило, не может превышать 30 календарных дней. Как мы упоминали выше, заработная плата в период такого вида отпуска не выплачивается.

Социальный отпуск для матерей

В сложившейся ситуации, у мам есть дополнительная опция как уйти на карантин по собственному желанию – социальный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 14 календарных дней в течение 1 календарного года. Право на такой отпуск имеют женщины, воспитывающие 2+ детей в возрасте до 14 лет. К сожалению, такое право не распространяется на женщин, у которых только 1 ребенок, и на мужчин независимо от количества его детей.