Спросили у специалистов из IT-сферы, какие техники тайм-менеджмента они практикуют. Также попросили посоветовать полезные приложения и инструменты для контроля задач и рабочего времени. Нужно ли вообще “все успевать” и сколько айтишники готовы овертаймить? Об этом в опросе на KV.by.

 

Андрей, Senior Software Engineer

— Для тайм-менеджмента в компании мы используем JIRA — это основной инструмент. В нем эстимируем таски, проводим анализ рабочего времени и планируем, как будем распределять его так, чтобы укладываться в дедлайны. В качестве дополнительного инструмента пользуемся GET Lab. Честно говоря, необходимость его юзать возникает нечасто, поэтому он используется скорее как второстепенный инструмент.

Для личного тайм-менеджмента я перепробовал очень много различных инструментов. Всякие приложения, работающие по принципу стандартного “to do list”, не позволяют проводить непосредственно тайм-менеджмент. Получается, что ты просто скидываешь свои задачи в одну большую кучу, но не можешь нормально распределить время и спланировать, в какое именно время и как долго ты будешь заниматься той или иной задачей.

Остановился на обычном Google-Календаре — он больше всего остального меня устраивает. Регулярные задачи я стараюсь расставлять предварительно вносить в сетку, а разовые добавляю выборочно. Такая вот простейшая система, мне ее достаточно.

Идея трекать рабочее время мне очень не нравится. На предыдущем месте работы нужно было сидеть от звонка до звонка, а сейчас такой системы нет, я могу уйти раньше, если у меня, например, нет задач. И это нормально. Откровенно говоря, я не провожу по 8 часов на работе ежедневно. И при этом все успеваю, меня хвалят, я все делаю в срок. Не вижу смысла сидеть и ничего не делать!   

 

Илья, Full-stack web-developer

— По большому счету мне не нужно каких-то особенных инструментов или специальных приложений для того, чтобы организовывать свое рабочее время. У меня не так много собраний и событий (1-2 ежедневных митинга, периодически бывают звонки). Я держу все в голове. Если бы загрузки стало больше, скорее всего, использовал бы Google Календарь.

Если одновременно появляется много срочных задач, которые не могу удержать в голове, то использую обычную тетрадку и ручку. Выписываю все, что мне нужно сделать, расставляю приоритеты. Затем выясняю, все ли поставленные задачи настолько срочные. Потому что бывает, что некоторые терпят и не требуют срочного решения. Далее выясняю, можно ли делегировать некоторые задачи другим людям, чтобы успеть в более короткий срок. Оставшиеся мне задачи начинаю последовательно выполнять. В первую очередь делаю то, что можно реализовать быстрее и что займет меньше времени. В последнюю — тяжелые и длительные. Главное не распыляться, а концентрироваться на одной задаче.

Иногда я анализирую то, как расходую рабочее время. Это помогает осознать, какие еще есть пробелы, да и позволяет осознать потенциал. Думаю, в таком самоанализе есть смысл. Я понял, что мне нужно меньше отвлекаться на несущественные действия. Важно ли это — зависит от ситуации.

 

 

Дмитрий, QA Automation Engineer

— Мне кажется, что для начала нужно определить для себя, какой ты тип человека  —жаворонок или сова. И в соответствии с этим можно распределять задачи по сложности в течение дня. Например, я — жаворонок, и у меня максимальная продуктивность по утрам. Поэтому именно утром я беру на себя самые сложные и ответственные задачи, порой даже те, что кажутся неприятными. На вторую половину дня оставляю рутинные обязанности, которые не требуют от меня максимальной концентрации.

Полезным приемом считаю деление задач на максимально мелкие элементы. Как показывает практика, работа происходит гораздо эффективнее, когда видишь конечную цель. Именно поэтому крупные абстрактные задачи имеют свойство растягиваться на огромные промежутки времени.

Еще одно важное правило эффективного тайм-менеджмента — делать только одну задачу, а не несколько сразу. По мне, лучше делать что-то одно хорошо, чем все подряд, но лишь бы как. Все остальное в тайм-менеджменте зависит от грамотного планирования и оценки сроков.  

Из инструментов планирования по работе использую JIRA. В ней создаем борды, на которых отслеживаем время выполнения, а также запланированные задачи. Outlook хорошо подходит для планирования встреч.

У моей команды есть ряд целей. Некоторые из них постоянные (поддержка существующего функционала), другие имеют определенный цикл жизни (добавление нового функционала). На первом месте стоит поддержка текущего функционала, так как это критически важно для проекта. Добавление функционала имеет тоже разную степень важности. В соответствии с этим и выставляю приоритеты на текущий день, неделю, месяц. В первую очередь я приоритизирую все, что есть в "завале", а потом по очереди выполняю эти задачи. Тут важно не распыляться на все сразу. По возможности могу привлечь коллег.

Раньше проводил эксперименты и отслеживал, как расходую рабочее время. Удалось выявить места для оптимизации. Сейчас трекинг мне не кажется необходимым, но результатом прошлых экспериментов я остался доволен.

 

Анатолий, Data Scientist

— Я всегда начинаю с приоритизации. Важно отчетливо передать ее менеджерам или заказчикам (если общаемся с ними напрямую). Лично для меня всегда проще, если коммуникация ведется с заказчиком без посредников, — так быстрее получаешь и отправляешь фидбэк. Правда, зачастую так устроены небольшие проекты. Грамотное распределение загрузки позволяет мне почти никогда не брать овертаймы.

Обычно приоритеты я расставляю, учитывая потребности всей команды. То есть, если от какого-то этапа моей работы зависит занятость других сотрудников, я непременно начну именно с этого. Глупо заставлять людей сидеть без дела, пока ты разберешься со своими вопросами. Также среди первостепенных задач для меня те, что имеют больше “импакта”.

Для Data Scientist-а, важно научиться как-то балансировать начальный анализ, построение моделей, оформление это в понятном виде. Это, наверно, только с опытом приходит... Еще стоит по возможности делегировать "около-data" задачи другим людям, чтобы можно было фокусироваться на улучшении модели.

В целом, если ставить на весы скорость выполнения задачи против качества, я буду отдавать предпочтение качеству. Конечно, это актуально не для всех задач, поэтому ориентируюсь по ситуации. 

Для планирования задач обычно использую JIRA или Trello (в зависимости от проекта). Некоторые проекты небольшие, поэтому достаточно просто все разложить по полочкам в голове. Для распределения и анализа временных затрат в повседневной жизни я использую приложение timetrack.io. Однако это для личных целей, поэтому время на работу я не дифференцирую, а просто отношу к одному блоку “работа”. 

А если в общем... нужно отходить от компа, попить воды, чтобы все пересобралось в голове. По-иному, reset делать иногда. Всегда есть потенциал успевать больше.

 

Глеб, программист

— На мой взгляд, для эффективного тайм-менеджмента не требуется чего-то особенного. Сам использую только рабочий календарь, agile-борд с задачами и блокнот со списком мелких дел (написать письмо, что-то у кого-то спросить, проверить результаты и т.д.). Чтобы все успевать, я расставляю приоритеты: делаю сперва то, что важнее, проще, быстрее или менее зависимо от других. Кроме того, многие задачи я могу и стараюсь делегировать другим. Иногда приходится перерабатывать, но стараюсь не работать больше положенных 8 часов в день. Это хорошо помогает не затягивать со сроками и делать все вовремя.

Рабочее время не трекаю. У меня за это отвечает внутренний самоконтроль. Бывают дни, когда завал, и тогда просто нет времени на какой-то трекинг. Просто сидишь и работаешь, не поднимая головы. А иногда бывает, что задач мало и немножечко хочется потупить в YouTube или зависнуть с коллегами за чашкой кофе.

Я знаю многих людей, которые вообще не умеют планировать свое время. Главный совет —эстимировать свои задачи, ставить им строгий дедлайн. Это касается как конкретных задач, так и своего графика: всегда приходить в офис, уходить домой, обедать в одно и то же время. Ещё нужно делать перерывы в работе, потому что часто, уходя с головой в задачу, теряешься во времени.

Мне кажется, всегда можно делать больше. Если это важно, достаточно просто сосредоточиться на своей цели и планомерно к ней идти.