Советы по MS Word

Розыгрыш

Приколоться над другом или коллегой можно, введя в новом документе следующий текст: =rand(200,99) и нажав Enter.

Быстрая закладка

В документ Microsoft Word, как и в обычную книгу, можно вставить закладку. Делается это при помощи раздела меню "Вставка - Закладка". Сочетание же клавиш Ctrl+Shift+F5 выводит список всех закладок, позволяя перейти к нужному месту в документе.

Восстанавливаем файлы

Бывает так, что ваши документы по каким-либо причинам становятся нечитаемыми или вообще не открываются. Причин тому может быть сколь угодно много, но есть и выход.

1. Зайдите в меню "Файл" (File) и выберите команду "Открыть" (Open). Перед вами появится диалоговое окно, в котором вы должны найти и/или выбрать ваш повреждённый файл.
2. В самом низу диалогового окна можете выбрать тип открываемого файла. По умолчанию там стоит тип "Все файлы (*.*)".
3. Откройте этот список и выберите из него: "Восстановление текста из любого файла (*.*)". Нажмите кнопку "Открыть".

Файл будет восстановлен и открыт. Возможно, не в том состоянии, в каком вы, вероятно, ожидали его увидеть, но, по крайней мере, текст будет в читаемом виде.

Больше замен

Стандартное окно замены фрагментов текста Microsoft Word, вызываемое соответствующей командой из меню "Правка", на самом деле даёт намного больше возможностей, чем можно подумать первоначально. Кнопка "Больше..." внизу справа окна замены открывает ещё более широкие возможности поиска.

Справа внизу в окне, открывшемся после нажатия кнопки "Больше", имеется кнопка "Специальные символы". Они позволяют задать в условиях поиска и замены символы конца абзаца, разрыва страницы или строки, символы табуляции и так далее. Если вам нужно провести замены с участием именно этих символов, используйте этот список. К сожалению, там указаны не все допустимые специальные символы. К примеру, символ "^0xxx", где "ххх" - это какое-либо число, обозначает символ таблицы ASCII с кодом "ххх". Можно также заменить какой-либо текст на содержимое буфера обмена, заранее подготовленное и скопированное туда.

Кнопка "Формат", находящаяся слева от кнопки "Специальные символы", позволит вам заменять не только содержание текста, но и его оформление.

В расширенном окне поиска и замены есть пункт "Подстановочные знаки". Используя их, можно производить "нечёткий поиск" и замену, то есть, менять местами слова в словосочетаниях в тексте ("Иван Ковалёв" везде поменять на "Ковалёв Иван", причём имя и фамилия могут быть в любом падеже) и многое другое.

Нажав на знак вопроса вверху справа, а затем, кликнув на пункте "Подстановочные знаки", вы увидите небольшую справку о назначении этого пункта. Нажав на маленькую стрелочку внизу, вы откроете справку по использованию подстановочных знаков. Изучите её, может пригодиться.

Советы по MS Excel

Много строк в одной ячейке

Бывает так, что текст в ячейке слишком велик и не помещается в строке. Причём иногда длину ячейки менять недопустимо.

Для решения проблемы можно использовать "многоэтажные" ячейки с несколькими строками. Для этого необходимо "зайти" в меню "Формат ячеек" и установить функцию "Перенос по слогам". Ещё одним способом является комбинация клавиш Alt+Enter, предварительно установив курсор между теми словами, которые должны разделиться по строчкам.

Римские цифры

Для неопытных пользователей ввод римских цифр, особенно большого значения, превращается в кошмар. Мало того, что приходится переходить на латиницу, так ещё и не все знают, как написать по-римски, скажем, 2348. На самом деле всё просто. По формуле =РИМСКОЕ(х), где "х" нужное число, арабскими цифрами вводим его в свободную ячейку и получаем в итоге MMCCCXLVIII.

Идеально! Вот только ячейка должна быть полностью свободна, без лишнего текста.

Один за всех

Если вам надо быстро и точно выровнять все столбцы в таблице, не стоит полагаться на глазомер. Да и в настройки формата ячеек забираться необязательно.

Просто выделяем нужное количество столбцов и регулируем размер любого из них. Все остальные столбцы примут размер того единственного столбца, который вы правили. Кстати, строки можно регулировать точно так же.

Но знайте, что такой трюк работает только при выделении целой области, отдельные выделенные столбцы регулировать таким образом нельзя.

Повторение - мать...

Как правило, Excel сам способен повторять данные, расположенные в ячейке выше, достаточно для этого вписать пару букв. Но есть очень удобное сочетание клавиш Ctrl+D, которое позволяет повторять как числа, так и текст и даже форматирование. Так, скажем, если предыдущая ячейка была "жирная", содержала 18-й шрифт курсивом, то после нажатия указанной комбинации всё перечисленное повторится и в следующей ячейке. Причём сочетание это работает как с включённым Caps Lock и в любой раскладке клавиатуры.

"Нолей много не бывает"

Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда перед цифрой надо ввести несколько нолей, скажем, так: 0005. Но упрямый Excel всё равно выводит в ячейке значение 5.

Есть два способа решения проблемы. Перевести формат ячейки из "Общего" в "Текстовый" или ещё более быстрый и удобный - перед числом нужно поставить значок апострофа "'". Тот, что располагается на клавише вместе с буквой "Э". Символ будет виден только в строке формул, а в рабочей области и при печати волшебным образом скроется.

Мгновенное "расселение"

Данные из одной ячейки легко скопировать сразу в несколько. Для этого достаточно выделить необходимый диапазон ячеек, ввести в любую ячейку данные, а затем просто нажать комбинацию Ctrl+Enter.

Вопросы читателей

Мой антивирус "нашёл" вирус и предлагает мне несколько вариантов, один из которых - "лечить". Что это значит? Кому понадобится вылеченный вирус?

В данном случае антивирусная программа не удаляет заражённый файл целиком, а аккуратно "выкусывает" из него код вируса, не повреждая остальные данные и, по возможности, сохраняя работоспособность вылеченного файла. Это особенно ценно, если в заражённом файле имеются важные данные, которые нельзя восстановить из другого источника.

В дополнение к совету о рациональной печати с двух сторон листа ("КВ" №47). У меня в практике (в зависимости, наверное, от принтера) нужно сначала при печати, допустим, нечётных страниц нажать "Параметры", в разделе "Режим" поставить галочку "В обратном порядке", при печати чётных страниц галочку снимаем.

Действительно, это зависит от принтера, точнее, от способа вывода отпечатанных листов. Как правило, у лазерных принтеров отпечатанные страницы выводятся на верхнюю панель корпуса принтера текстом вниз. Таким образом, первый отпечатанный лист остаётся первым в пачке, а последний появляется "чистой" стороной вверх.

Струйные принтеры выводят страницы текстом вверх, потому, после переворачивания пачки чистая, она же - "нечётная", сторона будет как раз у первого листа. В этом случае ставить галочку "В обратном порядке" не надо.

У меня MS Word 2003 SP3 не удаляет выделенные слова, когда нажимаю "Backspace". Ну или выделяю слово, начинаю набирать текст - и выделенное слово не удаляется. Работать не удобно, допускаю большое количество ошибок, так как привык работать по старинке. Может, что-то нужно настроить в MS Word?

Проблема здесь заключается в настройках редактора Word.

Для редактора Word 2003: откройте диалоговое окно "Параметры" (меню "Сервис") и перейдите на вкладку "Правка". Установите флажок на параметре "Заменять выделенный фрагмент" и закройте окно.

Для редактора Word 2007: откройте диалоговое окно "Параметры Word" и перейдите на вкладку "Дополнительно". Установите флажок на параметре "Заменять выделенный фрагмент". Теперь выделенные фрагменты текста можно удалять или заменять.

Ну а самый простой способ - пользоваться клавишей Del.

Как можно быстро вставлять широкие таблицы из Excel в Word? Способ вставки путём копирования таблицы из Excel неудобен, так как таблица почти всегда выходит за пределы страницы и её формат отличается от формата документа. А редактирование смерти подобно.

Есть один простой способ, позволяющий вставлять подобные таблицы как графический объект, что даёт некоторые преимущества.

Выберите в меню "Вставка" команду "Объект". Откроется диалоговое окно, в котором нужно перейти на вкладку "Создание из файла". Далее найдите на диске, выберите и вставьте ваш файл Excel, нажав на кнопку "Обзор". Таблица будет вставлена в виде картинки. Теперь вы можете, щёлкнув на этой картинке, регулировать таблицы, перемещать её в пределах документа и так далее...

Иван КОВАЛЁВ

Присылайте свои вопросы на адрес [email protected]