Как быть, например, если необходимо подготовить в Word'е какой-нибудь отчет, в который должны войти данные, содержащиеся в таблице Excel, а также некоторый текст с пояснением к ним? Нужно вставить таблицу прямо в текстовый документ. Для этого существуют два способа.

Один из них - это вставка новой таблицы с последующим вводом данных в нее. Для этого необходимо войти в меню "Вставка|Объект". На закладке "Создание" приведен список установленных на компьютере программ, файлы (объекты) которых можно вставить в документ Word 97. В данном списке следует выбрать строку "Лист Microsoft Excel". Если флажки "в виде значка" и "поверх текста" были сняты, то в документе появится таблица (один лист рабочей книги Excel). В момент, когда курсор находится вне таблицы (редактируется текст), таблица отображается без рамки. Если щелкнуть таблицу один раз, то вокруг нее появится тонкая черная рамка (выделение). Изменяя размеры данной рамки с помощью мыши, можно изменить размеры области, занимаемой таблицей в документе. При этом не изменится количество отображаемых строк и столбцов в таблице, но сама таблица будет масштабироваться.

Чтобы редактировать таблицу, необходимо произвести двойной щелчок мышью в любом ее месте. При этом граница таблицы обозначится толстой линией, а сама таблица превратится в окно, в котором будут отображены координаты ячеек таблицы и обе полосы прокрутки. Панели инструментов Word 97 превратятся в панели инструментов Exсel. Помимо области с таблицей, будет отображаться текст, окружающий ее. В этот момент возможно редактирование таблицы таким же способом, как и в Exсel. В режиме редактирования с помощью линеек прокрутки можно определять, какая часть таблицы будет видна в документе, если все ячейки таблицы, содержащие данные, не умещаются в области ее отображения. Непосредственно после создания вся таблица размещается на одном листе, однако впоследствии можно добавлять к ней другие листы (как в рабочих книгах Exсel). После окончания редактирования в документе будет отображен тот лист, который был активным к моменту окончания редактирования.

При печати документа, содержащего таблицу, таблица будет отображена так, как она выглядит в момент редактирования текста. Сохраняться такая таблица будет в одном файле с документом.

Приведенное описание соответствует случаю, когда новая таблица создается непосредственно при редактировании документа. Но если нужно создать в документе таблицу на основе уже существующей рабочей книги Excel? В таком случае можно вставить таблицу как "внедренный " или "связанный" объект. Для этого следует воспользоваться все тем же меню "Вставка|Объект". На закладке "Создание из файла" ввести или выбрать имя файла с рабочей книгой. Если установить флажок "Связь с файлом", то получится связанный объект, иначе внедренный. В случае с внедренным объектом вставленная в документ таблица является копией рабочей книги и никак с ней больше не связана, т.е. может редактироваться независимо от оригинала и храниться в одном файле с документом. В случае со связанным объектом вставленная таблица хранится в файле с рабочей книгой, и изменения в ней отражаются в документе. Для того, чтобы отразить изменения рабочей книги в документе, необходимо обновить связь со связанным объектом. Чтобы обновить связь с таблицей вручную, необходимо выделить таблицу и нажать кнопку "Обновить" в диалоге, вызываемом пунктом меню "Правка|Связи". Связь также может обновляться автоматически. Процесс обновления связей достаточно подробно изложен во встроенном справочнике Word 97.

И еще одно из решений, позволяющее отобразить в документе Word97 содержимое рабочей книги Exсel, - это вставка в документ не самой таблицы, а только данных из нее. Сделать это можно следующим образом:

1. Открыть в Exсel нужную рабочую книгу.
2. Выделить мышью нужный фрагмент таблицы и скопировать его в буфер обмена (clipboard).
3. Перейти в Word, где с помощью меню "Правка|Специальная вставка" данные из буфера можно вставить в документ как текст или как рисунок.

Такие данные будут отображаться при печати, однако редактировать их как таблицу в Exсel уже нельзя будет.

В заключение можно отметить, что понятия сязанных и внедренных объектов применимы не только к рабочим книгам и листам Exсel, но и к другим документам MS Office, и позволяют создавать документы, включающие в себя данные из разных приложений.

Юрий ЛЕВИН