28 октября в помещении Минского международного образовательного центра ("IBB") состоялся семинар на тему "Организация управления на основе архитектуры решений Lotus/IBM". Его организаторами выступили компании "AltoLan" (г. Минск, РБ) и "Lotus Russia & CIS" (г. Москва, РФ).

Программа семинара была весьма насыщенной и включала в себя 11 докладов. Представительным был и состав участников. В их числе - руководители отделов таких организаций, как Администрация Президента Республики Беларусь, Совет Министров РБ, Национальный банк РБ, АСБ "Беларусбанк", АО "Атлант", Минский тракторный завод, Минский подшипниковый завод, НИИ ЭВМ, Белорусская государственная политехническая академия и др.

Тон работе семинара задал Александр Данилин - менеджер "Lotus" по развитию бизнеса в России и СНГ. Он, в частности, отметил, что в последнее время в связи со все большей компьютеризацией деятельности предприятий только ленивый не занимался разработкой собственных систем делопроизводства. И это вполне логично, поскольку работа с документами - есть основа управления деятельностью любой организации.

Сегодня работа в данной области выходит на качественно новый уровень и речь идет уже не просто об электронном документообороте, а об управлении знаниями предприятия. Это новое концептуальное понятие, принятое компанией "Lotus", означающее возможность использования, наряду с информацией, зафиксированной в документах, и опыта, культуры организации, ее творческого потенциала.

Особый интерес участников семинара вызвали примеры возврата инвестиций компаниями, внедрившими у себя те или иные решения "Lotus". Так, например, известная нефтяная компания "Лукойл", используя электронную форму учета вексельных платежей внутри своих многочисленных подразделений, окупила все свои затраты буквально за неделю. Дело в том, что прежде, при огромном количестве бумаг и соответствующей сложности реального учета подобных операций, у недобросовестных сотрудников появлялась возможность осуществления сомнительных финансовых действий. И первая же неделя работы по-новому позволила выявить документ, возможный ущерб от которого, если бы он прошел незамеченным, по своим размерам как раз и составил сумму, затраченную на внедрение новой системы. Затраты другой международной компании, имеющей свои филиалы в США, Голландии, Южной Африке и России, окупились за несколько месяцев только за счет экономии средств на телефонные звонки и пересылку факсов.

Логическим продолжением разговора о возможностях решений "Lotus" стала презентация нового программного продукта ЗАО "AltoLan" - системы документооборота и контроля исполнения под названием "ORCHID" (в переводе с английского - "Орхидея"). Основной лейтмотив выступления Александра Горбунова, руководителя сектора информационных технологий, можно, наверное, сформулировать так: "Время - деньги". И действительно, сколько драгоценного времени тратится впустую из-за неупорядоченности деловой документации. Система "ORCHID" позволяет существенно сократить эти непроизводительные издержки. Ее основные достоинства состоят в следующем: оперативность в принятии решений и их исполнении, достоверность информации, исключение ее потерь и искажения, ведение необходимых картотек и общей номенклатуры дел в электронном виде, повышение производительности труда, четкий учет и контроль документов, возможность групповой работы с ними, существенная экономия канцелярских принадлежностей и соответствующих расходных материалов, разграничение доступа к информации и, тем самым, обеспечение ее конфиденциальности, единая система ведения финансовой и деловой документации и др.

Об интересе участников семинара к новому программному продукту можно было судить даже по тем конкретным вопросам, которые они задавали. Это и где уже внедрена данная система, какие требования она предъявляет к серверу и клиентским местам, как осуществляется архивация документов, возможно ли, наряду с автоматической нумерацией документов, использовать и ввод номера вручную, что происходит с набранным документов в случае перебоев с питанием, и, конечно же, стоимость внедрения, и т.д.

Третья группа вопросов, которые обсуждались на семинаре, касалась использования системы "ORCHID" в решении других вопросов работы предприятия, так или иначе связанных с делопроизводством. Ведущие сотрудники ЗАО "AltoLan" рассказали и продемонстрировали присутствующим возможности данной системы в осуществлении электронного документооборота в кадровых службах, ее интеграции с "1С:Бухгалтерия", организации доступа к корпоративным данным и в образовательной сфере для организации дистанционного обучения.

В заключение семинара состоялась веселая викторина, победители которой получили призы от "Lotus" и "AltoLan".

В целом семинар прошел интересно и динамично, скучать там было некогда. И особенно приятно отметить, что наш прогноз (см. "КВ" № 41 от 22.10.98) о заявке ЗАО " AltoLan" на лидерство в области программ по организации документооборота, похоже, сбывается. "AltoLan" выходит вперед!

Сергей ДМИТРИЕВ,
ПКП "Веспол",
boma98@yahoo.com