Часть 4. Система управления электронным документооборотом предприятия

Критическим фактором успеха предприятия все чаще становятся вопросы реорганизации бизнес-процедур и создания системы управления электронным документооборотом (EDMS). Правильно построенная EDMS существенно повысит качество управления документами и реализации практики менеджмента. В частности, наличие EDMS является важным этапом при сертификации ISO 9000 (см. www.iso.ch)

Для создания EDMS конкретного предприятия необходимо для начала определиться - какие именно функции система работы с документами должна выполнять. В результате процесс управления важными данными, жизненно необходимыми для работы организации, может стать намного более эффективным и результативным. Наиболее серьезным и соответственно результативным подходом было бы исследование текущей бизнес-модели предприятия и тогда уже ее реорганизация согласно концепции электронного документооборота (по сути, это и есть создание идеологического фундамента корпоративной информационной системы). При наличии модели движения документов несложно определить группы доступа к информации. Но это отдельная тема. Проблема в том, что большинство программных решений по корпоративным информационным сетям охватывают по большей части лишь движение внутренней документации в базах данных, не обслуживая внешние справочные материалы, данные Интернет, электронную почту, архив чертежей, графической и прочей документации. Здесь призваны помочь программные средства сторонних производителей (Cognitive Евфрат'97 Client/Server, "ЮрИнформ Офис", MicroExpress MEMDS и д.р.). Такие программные средства позволяют хранить информацию не в формате файлов, а в виде объектов (документов), не зависимо от их источника получения (приложения MS Office, приложения САПР или другое, сканер, электронная почта и т.д.). Электронные документы всегда готовы к изменению, печати, автоматизированному языковому переводу или пересылке по электронной почте. Информация представлена таким образом, что поиск документа может производиться компьютером практически мгновенно, независимо от того, где физически расположен документ.

Для организации групповой обработки и передачи сообщений могут использоваться комплексные программные продукты Novell GroupWise, Lotus Domino, Microsoft Exchange, Netscape SuiteSpot. Использование данных программных средств позволяет синхронизировать сохраняемые данные с помощью средств календарного планирования, составлять графики встреч, редактирование и многоуровневое разбиение тем, базовые функции электронной почты, передачу речевой почты, факсимильных сообщений.

Дмитрий ШЕЙКО,
Сервисный центр AMBER,
Office@amber.belhard.com,
Бобруйск, (02251) 3-15-24