Мы собрали 5 наиболее актуальных задач и проблем, которые часто приходится решать компаниям – и предлагаем технологические инструменты, позволяющие экономить время HR-менеджеров, оптимизировать процессы внутри компании и эффективно работать с сотрудниками. В этом помог Алексей Шоркин, директор компании «Новый сайт».

1. Полный список задач и их статус неизвестен даже самому сотруднику

Одна из самых болезненных проблем в организациях: отсутствие централизованной системы постановки и отслеживания статуса задач. Если в компании не установлена внутрикорпоративная система, задачи ставятся через различные каналы и самые распространенные из каналов – это почта, стикеры и устные указания. В такой ситуации невозможно убедиться, что поручение исполнителем получено, понято и принято в работу, а также быть в курсе статуса выполнения. Единственный выход в такой ситуации – постоянно интересоваться

Как внутрикорпоративный портал позволяет решить такую проблему:

Задачи, их получение и выполнение – это та часть организационных вопросов, которые IT-инструменты способны решать максимально эффективно независимо от отрасли. Благодаря внутрикорпоративному порталу процесс управления задачами становится прозрачным, простым и удобным. Сотруднику, получившему задачу, легко понять ее место в структуре поручений, оценить время, необходимое для ее выполнения, и возможные сроки реализации. Кроме того, такие процессы упрощают работу между руководителями и подчиненными, а также между подразделениями. Например, для типовых задач можно разрабатывать шаблоны, чтобы ускорить процесс постановки и ничего не забыть при этом. Для сложных задач, которые требуют участия нескольких сотрудников, можно настроить делегирование и интеграцию в календари. А для руководителей такая система позволяет легко отслеживать статусы задач и составлять наглядные отчеты о выполнении работ в коллективе за конкретные периоды, отслеживать задачи каждого подчиненного на диаграмме Ганта и оценивать нагрузку. В таких условиях задачи не теряются, а организационные вопросы отнимают минимум времени и даже открывают новые возможности.

2. В компании есть ряд стандартных процессов, которые отнимают много ресурсов у разных сотрудников

Чем больше компания – тем больше повторяющих внутренних процессов. К самым привычным можно отнести замену картриджа в принтере или оформление командировки. И если для замены принтера порой достаточно зайти в технический отдел, то оформление командировки подразумевает участие множества сотрудников из разных подразделений. И с ростом компании такие задачи отнимают все больше времени, причем каждый раз приходится «проходить» весь процесс как новый: тут кого-то забыли предупредить, а там сотрудник в отпуске.

Как внутрикорпоративный портал позволяет решить такую проблему:

Самое эффективное решение для организации подобных вопросов – шаблонные процессы: задается порядок прохождения, необходимая вводная информация, сроки и так далее. В такой системе сотруднику для оформления командировки достаточно заполнить исходные данные – и потом собственно забрать документы и уехать. За это время задача пошагово передается одним выполняющим специалистом следующему либо выполняется ими параллельно, согласно заданному шаблону. Важно, что эти процессы основаны на задачах из предыдущего пункта: то есть сотрудник видит полученные задачи и может планировать деятельность. Такая технология позволяет одновременно упростить организацию процессов и минимизировать ошибки.

3. Коммуникации между сотрудниками разрознены, а собрать мнения о чем-то конкретном просто невозможно

Головная боль айтишников и менеджеров по персоналу: сотрудники используют для коммуникации те инструменты, к которым привыкли дома. У одного на компьютере все время включен скайп, у другого – icq, а кто-то вообще избегает онлайн-коммуникаций и любит «по старинке» идти по кабинетам. При этом многие болтают в чатах совсем не о работе… В современном бизнес-мире быстрая коммуникация позволяет оперативно решать горящие вопросы, но как быстро найти контакт нужного сотрудника и отправить ему срочное сообщение или уточнить что-то? Или провести опрос, например, какая тема корпоративной вечеринки нравится сотрудникам больше?

Как внутрикорпоративный портал позволяет решить такую проблему:

Современные внутрикорпоративные системы учитывают значимость коммуникации между сотрудниками – причем как индивидуальные (между отдельными сотрудниками), так и массовые (например, опросы). С помощью современных инструментов можно настроить именно те каналы, которые важны для бизнеса в текущей ситуации: чаты и группы, комментарии к новостям и блоги, видеовызовы и телефония. Порталы интегрируются и с популярными почтовыми клиентами. Главное – понимать, какие задачи ставятся перед коммуникации, чтобы выбрать самый эффективный канал.

4. Каждый сотрудник хранит документы на рабочем компьютере и в его отсутствие сложно найти нужный документ

Пожалуй, с появлением в кабинетах персональных компьютеров поиск нужного документа в электронном виде стал самой сложной задачей в офисной жизни в принципе. Документы недоступны, если человека нет на месте, а компьютер выключен. Даже если документы хранятся на сетевом диске – сложно понять систему папок и названий, созданную другим человеком. И все равно на этом злоключения не заканчиваются: потому что мало кто может сразу понять, какой из множества документов в папке именно тот, который нам нужен, а не промежуточная редакция. И одно из последствий: каждый сотрудник, находя документ… сохраняет его копию в свою систему папок и редактирует уже у себя. Количество документов в крупной компании множится на глазах!

Как внутрикорпоративный портал позволяет решить такую проблему:

Вместе с системой задач – это одна из самых востребованных функций внутрикорпоративных порталов. На радость ИТ-отделу и службе безопасности администраторы могут легко разделять роли и настраивать доступы, а бэкапирование исключает «несчастные случаи» с документами. На радость сотрудникам в единой системе можно отслеживать изменения в файле и их авторов. Работу с документами можно организовывать с помощью Google Drive или MS Office. Компания же в целом  выигрывает в экономии времени на поиски нужных документов и в исключении риска потери документов.

5. При найме нового сотрудника приходится задействовать целую группу коллег, чтобы каждый из них ввел новичка в курс дела

Чем больше коллектив в компании, чем сложнее структура – тем больше времени и ресурсов тратится на новичков. Новым сотрудникам необходимо пройти формальные процедуры, познакомиться с рядом коллег, получить информацию о компании в целом и о конкретных обязанностях – и этим первые часы работы не исчерпываются… Как правило, ключевую роль в этом процессе играют как раз менеджеры по работе с персоналом, хотя потраченное время они могли использовать для других, более важных задач.

Как внутрикорпоративный портал позволяет решить такую проблему:

Для решения таких задач внутрикорпоративные порталы позволяют использовать целую систему функций:

• формальные процедуры решаются в виде шаблонных процессов: в систему вводится ключевая информация – и далее по плану все задействованные лица получают соответствующие задачи. Например, системный администратор устанавливает компьютер, настраивает почту и доступы, бухгалтер заводит счет для зарплаты, служба безопасности оформляет пропуск и так далее;
• информационную часть (о компании, процессах и обязанностях) новичок также может получать через внутреннюю систему: например, в виде обычных презентаций, а чтобы убедиться, что сотрудник усвоил самые важные рабочие вопросы, можно провести простейшие тесты;
• знакомство со структурой компании в целом и конкретного отдела, в котором будет работать новичок, обеспечивается благодаря понятной и наглядной организационной структуре – «сердцем» внутреннего портала.

Это далеко не все задачи, которые можно решить с помощью внутрикорпоративного портала. Систем, которые можно установить в своей компании, достаточно много. Например:

• 1С-Битрикс
• Мегаплан
• SugarCRM
• AMOCRM
• PipeCRM

И самое сложное здесь обычно не выбор и установка системы – а внедрение этих функций и их возможностей в ежедневную работу. Но это уже совсем другая история.

Елена Барткевич