Корпорация «Галактика» автоматизирует документооборот в Санкт-Петербургском государственном медицинском университете им. И.П. Павлова.

Северо-западное региональное  отделенье корпорации «Галактика» (ЗАО «Галактика-ИТ») начало этап внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM на все подразделения СПбГМУ.

Решение о переходе на систему электронного документооборота было принято руководством вуза в 2010 году. В результате детального изучения и анализа ведущих систем класса ЕСМ выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Основными критериями выбора явились комплексность и функциональность системы, глубокая интеграция с  другими продуктами, масштабируемость системы и возможность распределенной работы, наиболее полно подходящие для образовательной структуры. Основные задачи, которые ставились перед системой это: увеличение прозрачности бизнес-процессов,  сокращение затрат времени руководства и сотрудников, обеспечение конфиденциальности информации и повышение исполнительской дисциплины.

Проект по СЭД на базе DIRECTUM стартовал в конце 2010 года, однако система электронного документооборота не решала  все возложенные на неё задачи в полном объеме, а лишь охватывала часть задач канцелярии.

Активная фаза проекта началась в конце 2012 года, когда новое руководство вуза стало уделять значительное внимание развитию информационной системы и положительно оценило сделанные наработки на базе СЭД DIRECTUM.

Первоочередными объектами автоматизации стали внутренние процессы делопроизводства, процессы исполнения поручений, подготовки и согласования  распорядительной и исходящей документации. Куратором направления был назначен начальник отдела перспективного развития и управления качеством Александр Калыгин. Исполнителем работ по проекту выступает Северо-Западное региональное отделение корпорации «Галактика» (ЗАО «Галактика ИТ»), обладающее опытом успешных проектов автоматизации и компетентными специалистами. Немало важно для вуза стало и то, что  ЗАО «Галактика ИТ» является не только сертифицированным партнером компании DIRECTUM, но и центром сертифицированного обучения по системе DIRECTUM.

В рамках завершенного этапа проекта за три месяца были успешно решены следующие задачи:

• обновление системы DIRECTUM до текущей версии 4.9;
• автоматизация деятельности общего отдела как центрального связующего звена документооборота университета;
• подключение большинства подразделений вуза к СЭД DIRECTUM;
• предоставление первым лицам возможности мобильного доступа к системе с использованием планшетных устройств для решения вопросов рассмотрения, согласования и принятия решений по входящей и организационно-распорядительной документации;
• масштабное обучение работников аппарата управления университета – 120 человек, включая ректора и проректоров вуза.

Калыгин А.Б., куратор проекта, СПбГМУ им. И.П.Павлова: «Исполнителем по проекту выступает компания «Галактика ИТ», которая проявляет себя как надежный партнер, помогающий решать проблемы университета. Ведь предстоит не краткосрочная реализация проекта по локальной автоматизации, а масштабное, повсеместное внедрение новой системы, автоматизации функций, исторически выполняющихся только на бумаге. Безусловно, и в первую очередь, мы решаем ряд серьёзных организационных вопросов, и для реализации проекта необходима компетентная поддержка опытных специалистов – экспертов по автоматизации деятельности вузов».

Ленько Д.В., руководитель проекта, компания «Галактика ИТ»: «Доверие и ответственность, возложенная на нас, в очередной раз подтверждают наши компетенции как в части внедрения СЭД, так и в части подготовки специалистов наших заказчиков по эксплуатации и развитию СЭД».