Цифровая трансформация бизнеса - кардинальное преобразование компании, когда пересматриваются стратегии развития и управления, меняются принципы создания продуктов и услуг, корпоративная культура... Корректируется даже стиль работы сотрудников и принципы функционирования бизнес-процессов. К сожалению, многие белорусские компании оказываются не готовыми к таким изменениям. Причем не столько в техническом плане, сколько из-за особенностей менталитета и внутреннего сопротивления всему новому.

В прошлом году провайдер ИТ-решений Softline Belarus открыл в Минске компанию Civil Project, которая занимается разработкой и внедрением интеллектуальных систем управления цифровыми процессами. О том, как вывести бизнес на новую стадию цифрового развития и при этом сократить издержки мы поговорили с руководителем компании Civil Project Егором Ланкевичем.

— Civil Project специализируется на разработке и внедрении систем электронного документооборота (СЭД) на базе системы Directum. Расскажите, как СЭД может помочь в цифровизации бизнеса.

— У нас до сих пор используют понятие СЭД, хотя большинство систем, которые сегодня есть на рынке, давно вышли за границы этого определения. Их сложно квалифицировать, как СЭД, ECM (Enterprise Content Management) или CSP-системы (Content Services Platform). Они позволяют управлять всем корпоративным контентом компании. Это не только перевод документооборота в электронный вид, но и выстраивание единой экосистемы бизнеса, а также использование искусственного интеллекта во внутренних бизнес-процессах компании.

— Если современные решения, которые оптимизируют бизнес-процессы в компании, сложно квалифицировать в какую-то категорию, что же они из себя представляют?

— В любой компании, где работает больше сотни человек, используется большое количество инфосистем: 1С, корпоративная почта, CRM, файловое хранилище, корпоративный портал, самописные приложения и многое другое. В такой ситуации система по цифровой трансформации выступает как шина данных, которая может собирать все данные и аккумулировать их в одном месте. Так образуется единая экосистема.

Если руководитель захочет увидеть воронку продаж и финансовые результаты, ему не нужно для этого запрашивать отчеты или, более того, заходить сначала в 1С, а потом в CRM. Он получает всю собранную информацию на одном экране. Или еще пример - готовится договор, который согласовывает юридическая служба, затем - бухгалтерия, управление закупок, прочие подразделения и в конце подписывает руководитель компании. В процессе согласования на каждом этапе вносятся правки, в результате чего порождается большое количество копий одного документа. В системе Directum документ существует в едином виде с разными подверсиями. Все участники согласования видят комментарии друг друга и могут одновременно, прямо из системы, редактировать документ.

Как следствие, единая информационная система разгружает все остальные системы компании и ускоряет их производительность.

— Но ведь даже на белорусском рынке не все компании работают в одинаковых условиях. Кто-то уже много лет использует СЭД-системы, у других компаний есть чат-боты и обработка документов с помощью искусственного интеллекта, а третьи только начинают использовать электронный документооборот.

— Да, это правда. С точки зрения наших решений мы выделяем четыре стадии цифрового развития компаний - от 0 до 3. Причем уровень цифровизации не зависит от возраста копании, масштабов, сферы или объемов продаж.

В компаниях на стадии «0» в 70% случаев используются Open Source решения (использующие ПО с открытым исходным кодом - ред.). Например, для корпоративной почты применяют решения от Yandex, Mail, Yahoo; для хранения данных - Google Drive и DropBox и так далее. Остальные 30% решений - самописные программы, зачастую созданные еще на этапе становления бизнеса. Многие из них написаны под устаревшие операционные системы или на языках программирования, которые сегодня уже не используются. Как следствие - возникает много проблем при модернизации таких решений. На этой стадии внедрение различных СЭД, CSP и ECM-систем помогает унифицировать часть процессов, переводя их в электронный вид. Так можно значительно уменьшить количество «ходьбы» по кабинетам и ввести в бизнес классический электронный документооборот.

На стадии «1» компании переходят на индустриальные продукты. В них есть налаженная система электронного документооборота, установлены 1С, «Галактика»‎ или иные похожие программы. Здесь можно настраивать отдельные процессы под конкретные запросы заказчика, унифицировать работу с документами для всех сотрудников.

На 2-й стадии компании переходят от классических систем документооборота к конкретной цифровой системе, которая аккумулирует и объединяет другие инфосистемы. Все основные программы, которые используются в бизнесе, объединяются в одной системе. Она аккумулирует данные и в зависимости от кастомизации может отображать их в графическом виде. Главная цель на данном этапе - создание единой экосистемы бизнес-процессов в компании.

И наконец стадия «3» - когда компания не просто работает с новой системой, но и готова развиваться дальше в области реинжиниринга процессов и внедрения искусственного интеллекта.

— Как работает искусственный интеллект в современных компаниях?

— Самый простой пример - цифровые помощники. Например, канцелярия, секретарь, или офис-менеджер получают большой поток входящей корреспонденции. Уже сейчас цифровой помощник при правильной настройке сможет самостоятельно выносить резолюцию по всем входящим документам и отправлять их исполнителю без участия руководителя.

Цифровой помощник бухгалтера умеет проводить перекрестные проверки первичных учетных документов, сравнивать накладную с договором, делать проводки по первичному учету документов. Так искусственный интеллект берет на себя всю рутинную работу, а бухгалтер переключается на другие задачи.

А современный HR-помощник упростит жизнь кадровому отделу в любой компании. Он интегрируется с сервисами поиска работы, например, HH.ru, rabota.by или LinkedIn. Рекрутеру достаточно внести требования к кандидату в системе. И после просеивания тысяч анкет он получит резюме кандидатов на вакансию, которые удовлетворяют всем критериям. С помощью бота можно даже провести первое, предварительное собеседование с кандидатом.

— На какой стадии цифрового развития сейчас находятся белорусские компании?

— Если говорить честно, то 45% всех белорусских компаний все еще находятся на стадии «0», 40% - на «1». Остальные - на второй стадии цифрового развития. Есть единичные примеры компаний, которые находятся на стадии «3», но такие примеры уникальны.

— Почему?

— У нас очень сложный рынок в плане внедрения инноваций. Причем в большинстве случаев речь идет не о слабых финансовых возможностях компаний, а о менталитете. Люди боятся изменений, опасаются внедрения новых систем. При этом мыслят категориями: «Сейчас это для меня очень дорого», в то время как нужно думать: «Сколько я заработаю благодаря этому в будущем».

— И как можно преодолеть такой барьер?

— В первую очередь, работая с клиентами, мы приводим объективные доказательства преимуществ внедрения современных систем. Показываем - насколько быстрее компания сможет заключать договора, нанимать сотрудников, согласовывать документы. Во-вторых, рассказываем о выполненных проектах. Среди наших кейсов есть компании на самых разных стадиях цифрового развития, которые с нашей помощью смогли выйти на новый уровень. Причем как в плане внешних, так и внутренних бизнес-процессов.

— Какие системы и какие варианты внедрения сегодня чаще интересуют ваших клиентов?

— Для большинства наших заказчиков вполне подходит «коробочная» версия нашей флагманской системы Directum. Это система для автоматизации основных бэкофисных процессов: делопроизводство, договорная работа, работа с электронными обращениями. Она включает в себя более 30 готовых бизнес-решений для клиентов на любой стадии развития бизнеса.

Есть еще специализированные продукты: Directum Ario - решения с искусственным интеллектом; HR Pro - решение для специалистов кадрового департамента; долговременный архив - для хранения электронных документов в соответствии с законодательством и организации удобных электронных читальных залов. А также - Directum Smart Search - система поиска по всей электронной инфраструктуре компании, или, своего рода, корпоративный Google/Yandex.

То есть чаще всего мы приходим к клиентам с уже готовыми модулями, устанавливаем их, минимально настраиваем. В дальнейшем клиент может докупать дополнительные модули для модернизации системы. Так за небольшую стоимость он получает готовое решение и в первые месяцы работы системы оценивает ROI от ее внедрения, а также понимает - как бы он хотел модернизировать свои бизнес-процессы и совершенствовать их. Наличие более 30 модулей говорит о перспективе развития на годы.

При втором варианте внедрения мы работаем по техзаданию заказчика, оценивая его компанию с точки зрения нашего опыта. Изучаем существующие бизнес-процессы, предлагаем варианты их автоматизации. И уже после полноценного анализа даем рекомендации, как сделать работу организации оптимальной. Сам процесс внедрения для большинства сотрудников проходит незаметно. Интерфейс нашей системы напоминает почтовый клиент, так что даже средний пользователь ПК легко в нем разберется.

— Можете ли вы привести примеры из практики, как после внедрения таких систем была усовершенствована работа компании?

— Недавно мы внедряли нашу систему в компании, которая находилась на нулевой стадии цифрового развития. При этом ее бумажный оборот состоял из более 100 видов документов. Часто возникали проблемы с их согласованием, они терялись или существовали одновременно в 2-3 разных экземплярах. При этом только между филиалами этой компании объем корреспонденции составлял более 1000 документов в месяц. После внедрения системы мы уменьшили объем бумажных документов на более чем 10 тысяч экземпляров в год, а количество корреспонденции между филиалами снизилось на 50%. Значительно ускорились процессы согласования и снизилось количество ошибок при подготовке документов за счет единых шаблонов.

Могу привести еще один пример уже, так сказать, из «другой лиги» - внедрение искусственного интеллекта в компании, которая находится на 3-й стадии цифрового развития. Задача, которая стояла перед нами - автоматизировать трудоемкие и рутинные процессы. Использование интеллектуальных инструментов для распознавания и классификации документов позволило автоматизировать обработку более 55 тысяч документов в год, а более 80% договорных документов с поставщиками теперь подписываются электронной цифровой подписью.

— У многих руководителей есть предубеждение, что внедрение таких систем обходится дорого. Так ли это на самом деле, и многое ли решает цена?

— Цена очень сильно отличается в зависимости от специфики и масштабов работы. Например, мы всегда проводим внедрение «под ключ». При этом нет никаких подписок, абонентской платы или других обязательных платежей, без которых система не будет работать. Заказчик платит лишь раз - за покупку системы и ее внедрение.

При этом, конечно, мы хотим, чтобы заказчик установил нашу систему, посмотрел, как она помогает его бизнесу и сказал: «Это очень круто, я хочу еще! Подключите мне модули для чат-ботов, HR-службы и бухгалтерии». То есть, клиент не платит за использование одних и тех же продуктов, он платит за внедрение новых решений.