С проблемой учёта оборудования сталкивается любое предприятие, численность персонала которого превышает несколько десятков человек и оборудование которого закреплено за разными людьми или размещено территориально в разных местах. Проблема учёта именно компьютерного оборудования стоит особенно остро, т.к. это оборудование подвержено частой замене и претерпевает частую ротацию. Я не встречал более-менее большого предприятия, где проблема учёта ИТ-оборудования полностью решена средствами бухгалтерского учёта. Это нормальная ситуация. Во-первых, бухгалтерия оперирует своими собственными объектами учёта. Например, несколько единиц техники по бухгалтерии могут проходить одним активом. Во-вторых, для бухгалтерии часто имеет смысл учёта в рамках всей организации (филиала, отдела) и более детальный учёт сильно усложняет работу бухгалтера. В-третьих, встаёт вопрос доступа к бухгалтерским данным сотрудников ИТ-отдела - они должны иметь возможность оценить наличие той или иной техники на предприятии и знать где что стоит. В этом случае бухгалтерский учёт становится совершенно неэффективным инструментом. Можно привести и другие аргументы, показывающие необходимость наличия дополнительного инструмента учёта, но, думаю, мысль в целом ясна.

На сегодняшний день на рынке представлены несколько десятков программ для учёта компьютерной техники. Несмотря на общую направленность, программы сильно различаются функционально. Рано или поздно перед руководителем ИТ-отдела встаёт вопрос выбора инструмента учёта. Взявшись за решение подобной задачи, на первом этапе не всегда ясно, какие критерии нужно использовать при выборе. Ошибка в выборе может привести к большим накладным расходам. В этой статье будут рассмотрены несколько аспектов учёта компьютерного оборудования, которые, по мнению автора, являются наиболее важными.

Первое, что следует сделать - определиться, какие задачи должны решаться при помощи учёта. Полагаю, есть три основных вопроса на которые должен отвечать учёт - "Что?", "Где?" и "Когда?". Т.е. мы должны знать, какое оборудование мы имеем, где оно размещено и какие события с ним происходили.

"Что?", или возможность получения информации о составе оборудования. В большинстве случаев необходимо иметь данные о конкретных моделях оборудования или даже о конкретных типах оборудования - программа учёта должна иметь инструменты выборки данных об оборудовании по его типам или по конкретным моделям.

"Где?", или возможность получения информации о размещении оборудования. Это важный момент. Большинство программ предлагают жесткую схему хранения данных о размещении оборудовании. Например, в одной из программ для указания местоположения оборудования предусмотрены поля "Филиал" и "Местоположение". Т.е. имеется двухуровневая структура. Такая структура вполне достаточна для небольшой организации. Если у вас на предприятии десятки филиалов по несколько офисов в каждом, то двухуровневой структуры явно недостаточно. К сожалению, почти все рассмотренные автором программы имеют двух- или трёхуровневую структуру. Если вам необходимо наладить учёт оборудования в крупной организации, то этому вопросу следует уделить пристальное внимание.

"Когда?", или возможность получения информации о событиях, связанных с оборудованием. В самом простом варианте это наличие в программе истории. Почти все программы обладают функцией просмотра истории. В некоторых программах история сохраняется частично, т.е. фиксируются не все события. Весьма полезна возможность отмечать в истории такие события, как ремонт, ТО, поломки и прочее. Естественно, в программе должны быть средства поиска оборудования по определённым событиям. Иначе смысл ведения истории несколько теряется. Большинство программ предлагают только просмотр истории конкретного устройства.

Все три описанных выше критерия тесно связаны с реализацией системы отчётов. Отсутствие удобных инструментов выборки данных может свести на нет все преимущества той или иной программы. Отчёты - это основной ваш инструмент. Он должен быть простым, быстрым и многофункциональным. Обычно в программах учёта предлагается некий набор типовых отчётов. В некоторых программах вы можете самостоятельно редактировать печатные формы отчётов, что может оказаться полезным. Следует обратить внимание на возможность экспорта данных отчёта - не всегда средства выборки данных могут удовлетворить ваши потребности, и может понадобиться постобработка данных.

Основа любой системы учёта - это база данных. От её выбора зависит безопасность, производительность, возможность многопользовательского режима работы и простота администрирования. Перед тем, как принять решение о выборе системы учёта, выясните, можно ли делать бэкап базы, сколько времени уходит на её восстановление в случае сбоя, как можно перенести базу данных на другой компьютер, возможен ли многопользовательский режим. Приведу пример из своей практики. Была выбрана система учёта в организации, где имеется множество филиалов и учётом занимаются десятки людей. Естественно, база была централизованная. По прошествии некоторого времени, когда в базе накопилось информация о тысячах устройств, скорость работы резко упала и стала походить на пошаговую стратегию. Дальнейшее использование данного продукта стало невозможным. Пришлось заняться "разбором полётов". Сама база была реализована в виде DBF-файлов. По существу, клиенты обращались не к серверу базы данных, а работали с базой как с обычными файлами, что при увеличении размеров последней привело в резкой потере производительности. Более того, при анализе структуры базы выявились ошибки нарушения целостности данных. Подобные проблемы особенно сильно проявляются в крупных организациях. Для небольших организаций вопросы производительности могут быть не столь существенны.

Теперь о безопасности данных. Вопрос, который многими просто игнорируется, и совершенно напрасно. Безопасность данных зависит от выбора базы данных и от технологии работы с ней. Понятно, что если база данных рассматривается клиентской частью в виде файлов, то любой пользователь может внести в неё несанкционированные изменения или даже полностью разрушить базу. Такая ситуация наблюдается, например, во всех продуктах 1C версии 7 и ниже - любой пользователь может как минимум получить все данные базы. Подобная ситуация существует во многих проектах. Хочется напомнить их авторам, что на дворе 21 век. Оптимальная с точки зрения безопасности ситуация - это использование клиент-серверной технологии с вынесением контроля прав пользователя (и всей бизнес-логики) на сторону сервера.

Если в организации программой учёта ИТ-оборудования пользуются несколько человек, то встаёт вопрос о разделении прав. Можно дать всем полные права и надеяться на честность и добропорядочность. Но это не лучший подход. Представьте себе ситуацию, когда в справочник моделей оборудования могут вносить изменения все участвующие в процессе учёта сотрудники. Минимум, что нужно сделать в этом случае, - выработать общие правила ведения справочника. Иначе будет бардак. Но, как показывает практика, это помогает далеко не всегда. Лучшее, что можно предпринять, - ограничить права пользователей. Пусть каждый занимается тем, чем ему положено заниматься. Некоторые программы учёта не обладают механизмами разделения прав. В большинстве механизм разделения прав реализован на стороне клиента, что плохо с точки зрения безопасности. Хорошо, если есть возможность разрешать определённые операции только с определённым типом оборудования.

Немного об импорте/экспорте данных. С экспортом более-менее всё понятно, т.к. в большинстве случаев экспорт можно делать из отчётов, сохраняя данные в нужном формате. Интересен именно импорт. Часть программ учёта позволяют делать импорт данных из внешних источников. Т.е. при помощи какого-то внешнего средства вы собираете информацию о компонентах компьютеров и импортируете их в базу данных учёта. На первый взгляд такая автоматизация выглядит полезной. Но есть два существенных минуса. Во-первых, подобную автоматизацию можно применить не ко всем устройствам, т.е. она будет частичной - метод можно применить только к компьютерам. Во-вторых, данные могут оказаться избыточными. У меня была практика применения программы сбора данных о компонентах. Использовалась AIDA32. Много времени уходило на сортировку данных (не все данные были необходимы). Ещё один побочный эффект от применения такой автоматизации - сильное увеличение числа записей в справочнике моделей. Согласитесь, не всегда нужно знать модель привода FDD, но с применением такой автоматизации у вас в справочнике появится много бесполезных данных. Моё личное мнение - применение автоматизации на этапе ввода данных не оправдано.

Об интерфейсе программ. В одной статье о Microsoft Visual Studio я натолкнулся на интересный факт - Microsoft уделяет очень много внимания качеству продуктов, которыми пользуются программисты и сотрудники ИТ-служб. Почему? Потому что эти люди значительно лучше могут оценить качество, нежели рядовой пользователь. Обращайте пристальное внимание на интерфейс. Вам с этим работать. Ваш инструмент должен быть лёгок в использовании, прост (по крайней мене внешне), надёжен и функционален.

Подведём итоги. Основные аспекты, на которые следует обратить внимание при выборе программы учёта, можно сформулировать в виде следующего списка:

1. Инструменты для получения информации о составе оборудования.
2. Инструменты для получения информации о размещении оборудования.
3. Инструменты для получения информации о событиях, связанных с оборудованием.
4. База данных и технология работы с ней. Администрирование базы данных. Возможность масштабирования базы.
5. Наличие многопользовательского режима работы.
6. Безопасность данных.
7. Разделение прав пользователей.
8. Автоматизация ввода данных.
9. Качественный интерфейс.

Подходите к выбору программы по учету компьютеров взвешенно и обдуманно - и тогда получите инструмент, оптимально решающий ваши задачи.

Дмитрий ЕРМОЛАЕВ,
www.colibrilab.com