Понятие "документ" по умолчанию ассоциируется с завизированной деловой бумагой. Но это очень узкий смысл. А вообще слово "документ" появилось от латинского "documentum", означающее "какое-либо свидетельство". И в широком понятии любое средство зафиксированной информации для ее передачи, хранения и распространения является документом. С этой позиции каждый информационный компьютерный файл является документом. Что дает очень комфортную платформу для удобной систематизации (то бишь, документооборота писем, справок, картинок, фильмов, музыки и пр.) ввиду одинаковой природы происхождения. По крайней мере, в сравнении с созданием систем документооборота из кинопленок, фотонегативов, грампластинок, магнитофонных кассет и художественных репродукций. Все эти материальные носители требуют своих подходов к организации системного учета и использования. Для предприятий и организаций это очень актуально. Не зря затрачиваются огромные средства на канцелярии, архивы и централизованный учет. И все это ради эффективного документооборота. В этом аспекте компьютерные системы просто палочка-выручалочка и для руководителей, и для исполнителей. Задача создания компьютерного документооборота схожа с определенным образом организацией базы данных документов предприятия.

Ведь в компьютере, какого бы формата файлы, то есть документы, не были (Word, Excel, JPEG, MPEG, Corel Draw и пр.), требуется всего-то создать удобную программную оболочку поиска, доступа и управления. Для этого в основе систематизации разнотипной компьютерной информации вводят понятия содержания электронного документа и карточки электронного документа. Наподобие картотеки публичных библиотек, электронная карточка - это форма, содержащая набор атрибутов, описывающая документ (кому адресован, тип, содержание, дата создания, наименование, уникальный номер и пр.). Именно по электронным карточкам, как правило, организуют весь поиск и группировку электронных документов. Программных инструментов разработки информационных систем сейчас множество и практически все подходят для платформы электронного документооборота с той или иной степенью эффективности для стоящих задач. Даже обычный пользователь в MS Access может создать себе минимально необходимую систему документооборота, соответствующую общим принципам построения самых грандиозных структур электронного документооборота гигантских ведомств. Тут, прежде всего, важна грамотная постановка задачи на создание необходимой системы. В масштабах организации, оперирующей десятками тысяч документов, MS Access становится, мягко сказать, не совсем функционально полноценен. С точки зрения удобства в администрировании, открытости и гибкости для коллективного пользования проще всего создать поиск и доступ в пространстве базы данных SQL. Бесспорно, при построении системы электронного документооборота предполагается использовать и полные возможности хорошо отлаженной компьютерной сети передачи данных с использованием мощных серверных систем. Это, например, позволяет пользователю самому создавать не только личные базы документов в сети, но и собственную иерархическую структуру из сетевых ресурсов. Естественно, с соблюдением прав доступа.

Современные возможности поиска информационных файлов, само собой, распространяются и на поиск документов. Это не только атрибуты и содержание текста, но и поиск по последним изменениям сведений, поиск связанных документов по смыслу и прочее. Сервисное построение таких систем - дело техники для опытных прикладных программистов.

Если для создания системы электронного документооборота (СЭД) используется принцип внешней программной оболочки поиска, доступа и управления, то все возможности редакторов файлов задействуются на полную силу. Хотя выглядеть это может как продвинутые функциональные возможности конкретной системы электронного документооборота. Например, использование в виде макроса любых малоизвестных функций программ редактирования, в том числе и САПР. Или выбор вида создаваемого документа из окна системы электронного документооборота ("Письмо", "Договор", "Отчет", "Принципиальная схема", "Спецификация" и пр.) - это не что иное, как просто выбор, например, соответствующего шаблона в MS Word или AutoCAD через СЭД. Соответственно, все возможности по импортированию, преобразованию форматов, сохранению истории документов и фиксированных версий по этапам - это, скорей всего, является грамотной настройкой возможностей программ-редакторов ЭВМ, а не интеллектуальными подпрограммами СЭД.

А вот задачи конфиденциальности и идентификации в документообороте, в том числе с использованием электронно-цифровой подписи, обеспечиваются средствами СЭД. Но все равно в качестве базового механизма для реализации электронно-цифровой подписи в СЭД часто задействуют MS CryptoAPI.

Далее базовую систему СЭД можно расширять различными модулями под те или иные цели. Эти расширения зависят от постановки задач и творческого подхода разработчика. В качестве примера можно привести закладываемые в СЭД на предприятии элементы ERP и CRM в виде электронных постановок заданий подчиненным на создание коллективных документов со сроками, согласованиями, доработками, отчетами и т. д. Статус документа в таких служебных информационно-канцелярских средах всегда помечается в СЭД: на рассмотрении, возвращен, на доработке и т. д. Соответственно, попутно рационально программно реализовать систему анализа и статистики для оценки эффективности управленческих решений.

Для продвинутых СЭД важной задачей становится стыковка с системой бумажного канцелярского документооборота, от которого никуда не деться. Как известно, все авторитетные эксперты склоняются к выводу, что, несмотря на полную компьютеризацию, бумажный документооборот есть и будет оставаться еще довольно долго. Поэтому задача ввода бумажных документов в систему электронного документооборота продолжает быть насущной. Тем более, она легко реализуется в компьютерных системах. Надо только вести четкий компьютерный учет, согласно номенклатурным требованиям, форму для которых нетрудно реализовать программно. На практике, пользуясь все теми же карточками электронных документов, проводят регистрацию атрибутов нового документа, а его учетные номера присваиваются автоматически, согласно используемым нормативным правилам. Содержание документа заносится одновременно с регистрацией, чаще всего используется процедура электронного сканирования. Так, наполняются базы данных входящих, исходящих и иных справочных документов, определяемой структурой СЭД. Дальнейшая работа с электронными файлами определяется регламентами управленческих процессов на предприятии. Но в электронной карточке остается закладка, по которой всегда можно определить местонахождение оригинального бумажного документа. Гармонично вписанный в электронную систему документооборота традиционный бумажный может осчастливить многих служащих.

Использование в качестве платформы СЭД известного программного инструмента разработки информационной системы позволяет адаптировать электронный документооборот к специализированным нуждам предприятия, развитию новых функциональных модулей и интеграции с другими системами. Это могут делать и сами программисты предприятия, владеющие навыками работы с программно-ориентированными средствами разработки. Используя каналы связи, нет никаких преград организовать территориально-распределенные системы электронного документооборота, актуальные для крупных организаций с филиалами. Технические требования для внедрения системы электронного документооборота, в основном, влияют на характеристики используемых серверов и минимальны для рабочих станций. Практически всегда разработчики СЭД предлагают свои услуги по инсталляции и обслуживанию своих продуктов.

Александр ОАКЛИ,
oakly@tut.by