19 апреля в Минске прошел семинар по организации электронного документооборота на предприятиях. Обсуждались как общие системные вопросы перехода от бумажного документооборота к электронному, так и конкретные практические решения построения систем электронного документооборота (СЭД). Организаторами выступили ЗАО "НПП Белсофт" и ЗАО "Б Софт Лаборатория". Почетным участником была известная софтверная компания ABBYY. Официальное название мероприятия - "Современные решения для управления жизненным циклом информации и построения электронного документооборота".

Актуальные вопросы организации электронного документооборота и архивов осветил директор БелНИЦЭД Вячеслав Леонидович Носевич. В практическую плоскость дискуссию об общих подходах к организации электронного документооборота перевел известный в РБ специалист по СЭД Михаил Вячеславович Кузьмин. С докладом об автоматизации управления жизненным циклом информации выступил Луговиер Михаил Александрович.

Завершило обсуждение общих принципов построения и проблем электронного документооборота выступление директора по корпоративным проектам компании ABBYY Юрия Корюкина. Доклад Юрия, пожалуй, имел самый эмоциональный отклик у собравшейся аудитории. Излагаемые сведения о реальной практике по внедрению электронного документооборота на российских предприятиях можно назвать пессимистично-оптимистическими и очень полезными для оценки опыта. Господин Корюкин признал, что внедрение электронного документооборота не всегда устраняет хаос в бумажном документообороте. Достаточно примеров, когда мощные дорогие системы СЭД, внедряемые даже профессиональными интеграторами, не наводят порядок документооборота в наших реалиях. Ответ о причине прост. Это текущий юридический статус электронного документа. То есть, отсутствие такого статуса в нормативке. Таким образом, хочешь - не хочешь, а входящий и исходящий документооборот на предприятии в настоящее время остается бумажным. Это предписывают нормативно-законодательные положения для взаимодействия субъектов хозяйствования и юрлиц между собой. Для больших предприятий регионального масштаба поток таких бумажных документов может составлять несколько тысяч в день. Другой момент - выбор технических средств перевода бумажных архивов в электронный вид. Есть отличное решение для архивов самых огромных размеров - потоковые сканеры, работающие со скоростью 6 документов в секунду. Все, казалось бы, хорошо, но документы могут быть сшиты и даже не подлежать расшивке. В результате дорогой потоковый сканер простаивает, занимая место в помещении, а ответственные лица срочно выбивают средства на планшетные сканеры. Но планшетные сканеры работают со скоростью 1 страница в минуту, что мало приемлемо для архивов, занимающих отдельные строения. В результате находится оптимальное решение - книжный сканер, как раз и предназначенный для быстрого ввода в компьютер сшитых документов. Но это можно было предусмотреть заранее, не набивая шишек на непродуманных решениях. В то же время для легко расшиваемых документов может успешно подойти вариант использования сканера формата А3 (раньше часто заказывали полиграфическую печать документов А4 на листах формата A3 для удобной сшивки). И это только первые подводные камни сканирования. Далее, казалось бы, простой процесс сканирования вызывает вопросы идентификации или анализа типов документов, верификации распознанной информации, грамотного экспортирования в различные форматы для хранения. То есть становится не таким и простым. Поэтому и усилия ABBYY направлены на выпуск продуктов, делающих ввод со сканера и последующую обработку приятным процессом. В подтверждение, Юрий Корюкин представил новый продукт ABBYY для корпоративного применения - Recognition Server. Это коллективная система удобного перевода документов из одного формата в другой, где каждый пользователь получает экспортированные документы в нужном виде простым перемещением файла в папку. Пользователь вообще не касается какого-то специализированного ПО и не задумывается об особенностях экспорта в разных редакторах. Просто на сервере для конкретного человека есть папка для входящих файлов и такая же закрепленная за ним папка для результатов, откуда пользователь забирает уже файл, автоматически переведенный в другой формат. Это была первая в Беларуси презентация Recognition Server от ABBYY. Продукт самый новейший, всего месяц как разработан. И, судя по интересу аудитории и многочисленным вопросам, ABBYY Recognition Server будет востребован на многих предприятиях.

В части практических решений и законченных продуктов управления электронным документооборотом были представлены предложения трех известных компаний.

О системе электронного документооборота "Дело" рассказала Лариса Козлова, менеджер российской компании "ЭОС".

О территориально-распределенной системе электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM сделал презентацию Михаил Бовкун, ведущий специалист одноименной российской компании. Из его выступления следовало, что компания DIRECTUM является одним из ведущих разработчиков систем электронного документооборота в России. По мнению Михаила, документооборот компаний Беларуси и России имеет одни "корни" и во многом схож между собой. Это позволит системе DIRECTUM получить такое же широкое распространение среди компаний и предприятий Беларуси, как и в России.

Далее, Екатерина Иванова из ЗАО "Б Софт Лаборатория" представила платформу Documentum для построения систем управления документооборотом на глобальном корпоративном уровне, интегрируемой со всеми базовыми компьютерными приложениями. Практикой внедрения Documentum стала организация для заказчиков референс-поездок на ближайшие предприятия, где система уже работает, чтобы ознакомиться со всеми тонкостями на практике.

У слушателей семинара, в основном, представителей государственных органов, банков и промышленных предприятий, оказался не простой выбор. При беседах в перерывах все соглашались, что электронный документооборот надо внедрять, причем системно и комплексно. Но все также понимали важность правильного выбора базовой платформы, которая определит канцелярию и эффективность управления предприятием на многие годы вперед. Были сетования и замечания, что не представлена ни одна из отечественных разработок системы электронного документооборота. Своим белорусским программистам доверия все равно побольше. В целом же, мероприятие прошло очень продуктивно и познавательно. Контакты по интересам налаживались быстро. Да и проблемы, такие, как директивная ведомственная e-mail-рассылка pdf-документов, с которыми можно работать, лишь распечатав на бумаге, обсуждались коллегиально, с привлечением компетентных гостей. Все говорит о начале эпохи электронной канцелярии и окончании эпохи главенства "разрешительных бумаг".

Александр ОАКЛИ,
[email protected]