Любой бизнес либо развивается, либо умирает. С ростом появляется потребность в систематизации знаний и информации о клиентах, упорядочивании и формализации бизнес-процессов и организации контроля за деятельностью сотрудников. Облегчить внедрение в компании данных задач, а также в дальнейшем обеспечить контроль их выполнения с наименьшими затратами сил и времени помогут программные комплексы класса CRM. Об одной из таких систем, простой во внедрении и доступной по цене, мы и поговорим.

Разработка украинской компании Terrasoft CRM привлекла меня простотой использования, продуманными интерфейсами и интересным набором возможностей. Работает данный программный комплекс под любыми версиями операционной системы Windows. Существуют две версии программы: одна основана на базе данных Microsoft Access и предназначена для однопользовательских версий или небольших компаний; вторая - под управлением Microsoft SQL Server - способна удовлетворить требованиям практически любой компании по количеству возможных рабочих мест и объему хранимой информации.

Первое, что мы видим после запуска программы и ввода авторизационных данных - главное окно программы. Оно как пульт управления вобрало в себя всю необходимую информацию о предстоящих задачах, расписании на день, информации о ближайших знаменательных датах клиентов и ходе проектов. Не важно, руководитель вы или рядовой сотрудник, перед вами, как перед великим полководцем, предстанет вся картина поля сражения или, в нашем случае, трудового дня и предстоящих задач. Естественно, что каждый пользователь имеет возможность настроить главное окно под свои потребности. Щелкнув по заинтересовавшей информации кнопкой мыши, мы можем тут же перейти на более подробную информацию о событии.

Структура данных позволяет достаточно полно сохранять информацию о контрагентах. Если говорить о приятных особенностях, то при заполнении нового контактного лица для компании, которая у нас уже зарегистрирована, достаточно это указать, и информация для некоторых полей будет подставлена автоматически. Если стандартного набора полей вам недостаточно, то существует возможность для любого раздела (компании, клиенты, проекты и т.д.) дополнять их по собственному усмотрению.

В последнее время электронная почта как средство делового общения приобретает все большую популярность. В данной версии можно отправить письмо (или письма некоторому подмножеству клиентов), используя средства Microsoft Outlook, но вот в истории отношений с клиентами оно автоматически не сохранится. Для меня в последнее время все более актуальна организация обмена контактной информацией с карманным компьютером (КПК), но, к моему большому сожалению, здесь такая возможность отсутствует.

Идеология, реализованная в системе, соответствует проектным организациям, где изначально первичен проект, который уже соотносится со счетами и задачами. Все данные элементы имеют свои этапы и характеристики, которые меняются со временем и, соответственно, поддаются контролю. В то же время Terrasoft CRM имеет уникальную возможность графического построения процессов.

Используя графический интерфейс, вы сможете запрограммировать практически любой формализованный процесс, существующий у вас в организации. Для его внесения в систему не требуется никаких специальных знаний. При завершении очередного этапа процесса, в зависимости от результата, автоматически будет генерироваться следующая задача, пока процесс не достигнет своего логического завершения. Причем задача будет иметь заранее указанный при составлении процесса срок исполнения и продолжительность. Встроенный ежедневник позволит планировать деятельность сотрудников и контролировать выполнение, структуру использования рабочего времени и т.д. Функция планирования позволяет реализовать полноценную систему постановки задач и контроля их исполнения, оптимизировать коллективную работу над проектом.

Terrasoft CRM позволяет вести внутренний справочник товаров и услуг с ценами на них, а также с кратким описанием особенностей. Создавая проект, фиксируется не только потенциальная сумма сделки, но и вероятность ее осуществления. Это дает возможность повысить точность прогнозирования будущих продаж. В системе также фиксируется сумма выставленных счетов и поступивших оплат, что в достаточно простом варианте позволяет вести учет взаиморасчетов с контрагентами. Существует возможность учета в нескольких валютах с фиксацией на конкретные даты обменного курса и сохранения его истории.

Маркетинговые функции нельзя назвать богатыми, но, тем не менее, для большинства компаний этого будет достаточно, а именно:

• фиксация источника интереса контрагента к компании или товару/услуге;
• формирование списков рассылки (распечатка адресов, формирование по определенным критериям списков рассылки электронной почты);
• отметка о причинах лояльности данного клиента к компании, для учета в общении с ним;
• сегментация клиентов по различным критериям (отрасль, объем бизнеса, географическая принадлежность и т.д.).

Достаточно просто, но, тем не менее, гибко организовано разделение доступа к данным. В зависимости от прав доступа и принадлежности к группе, разграничивается возможность редактирования (полный доступ) или чтения отдельных элементов (контакт, проект, задача, счет).

Информацию, введенную в систему, в каком-то виде необходимо извлекать для анализа. В этом поможет встроенный визуальный дизайнер отчетов, который позволяет подать необходимую информацию в любом удобном для вас виде. Правда, для создания деловой графики все-таки придется воспользоваться, например, Microsoft Excel.

Несколько хуже обстоят дела с интеграцией с другими приложениями, возможно, используемыми в компании. В то время, как экспорт в Microsoft Excel не вызывает проблем практически любых данных, то импортировать можно только первоначальное наполнение при помощи соответствующей утилиты. Если вы приобрели версию Terrasoft CRM для Microsoft SQL сервера, и остальные приложения также используют данную платформу, то больших затруднений в организации обмена данными не возникнет. Во всех остальных случаях это далеко не так.

В целом, Terrasoft CRM - доступная по цене и привлекательная по возможностям система поддержки методологии управления отношениями с клиентами. Простота внедрения заключается в достаточно коротком обучении пользователей и настройке справочников под себя и делает результат прогнозируемым. А возможность описания и использования процессов сделают работу в организации более системной и последовательной. Наличие достаточной информации о клиентах и истории взаимоотношения с ними позволят вам принимать обоснованные управленческие решения и обезопасят от саботажа менеджеров по работе с клиентами. В зависимости от этапа развития, на котором находится бизнес, меняются задачи, которые необходимо решать. Но практически всегда системный подход, поддержанный современным программным обеспечением, позволит вам добиться большего с наименьшими усилиями.

Андрей КУЛИНИЧ,
Kulinich@consultant.by

P.S. Демо-версию вы сможете найти на сайте компании www.terrasoft.com.ua.