В настоящей статье я хотел бы, вспоминая опыт внедрения комплекса "1С: Предприятие", проанализировать проблемы, встававшие передо мной и коллективом. Причем проблемы не столько технического характера, сколько организационного и морально-психологического плана. И, в итоге, ответить на два вопроса: первый - зачем затевалась вся эта работа по автоматизации (ведь стояли компьютеры, бухгалтера стучали клавишами, менеджеры печатали договора и счета); и второй - что, в результате, получили сотрудники, руководитель, предприятие в целом. Целью моей публикации является желание найти отклик специалистов и подтверждение того, что наш опыт и выводы из него носят более-менее общий характер. А для руководителей предприятия и служб, надеюсь, будет интересно познакомиться с этапами пройденного нами пути.

Зачем это нужно?

Итак, работает предприятие, оснащенное компьютерами. Казалось бы, чего еще хотеть? Мысленно подойдем к этим компьютерам и посмотрим, что на них есть, с чем работают сотрудники, и классифицируем уровень развития автоматизации данной фирмы.

Уровень 0) В общем случае на купленный компьютер записываются Word и Excel. Компьютеры используются как печатающие машинки и большие записные книжки. Т.е., в компьютере менеджера по продажам "лежат" типовые договора, счета. Спору нет, это лучше, чем ничего, но не возникает ли у Вас ощущения, что заполнить счет от руки иногда быстрее, чем править и печатать на компьютере? Вот потому я и называю такое состояние нулевым, так как вложенные затраты окупаются с эффектом, близким к нулю.

Уровень 1) Наиболее инициативный сотрудник или знакомый студент создает простейшие электронные таблицы. В них вносится информация по отгрузкам, долгам, сметам. Вариант "на Excel-е" тоже имеет право на жизнь, ибо так и учитывались наши продажи в течение 2-х лет. Но даже при этом желательно, чтобы таблицы были проработаны специалистом, с макрокомандами, кнопками, диалогами. Такой инструмент почти не будет требовать глубоких знаний компьютера, провоцировать пользователя на ошибки, снижать затраты времени. Тем не менее, такая информация практически не поддается серьезной обработке (формула с суммой и простейший фильтр - это предел). Более корректно ее назвать сведениями.

Уровень 2) Автоматизирован бухгалтерский учет. Бухгалтер даже может говорить, что у него "нормальная программа", правда, забывая, что она - единственная, известная ему. Когда мы находились на этом уровне, бухгалтерия из 4-х человек пользовалась несетевой версией программы и бухгалтеры обрабатывали информацию по эстафете, передавая друг другу дискету с базой. Все мы знаем, что задача бухгалтерии - провести расчеты и представить информацию ко дню уплаты налогов, т.е. к 20 числу следующего месяца. А жизнь, в лице директора, требовала ежедневного учета всех сфер деятельности: остатки на складах, объем выпуска, долги клиентов, расчетный счет. И все это - на утро сегодняшнего дня. Поэтому отношение руководителей к бухгалтерской базе как к старой газете. Тогда вопрос решался так: каждый функционер вел свой участок ежедневного учета. Например, ответственный за склады ведет свою табличку, ответственный за расчеты с клиентами - свою, и т.д. Недостатки: дублирование, отсутствие связей даже в рамках оперативного учета.

В таких условиях перед руководителем все ощутимее проявляются следующие тенденции:

1. При, казалось бы, постоянном объеме работ сотрудники жалуются на сильную занятость, что на нормальном языке обозначает либо намек на повышение з/п, либо на необходимость увеличения числа работников.
2. Общая неразбериха в функциональных обязанностях и учете информации в имеющихся средствах не стремится к нулю, что кажется логичным в свете издания новых инструкций и распоряжений.
3. Не получается "в момент" получить информацию как о текущем состоянии дел, так и об итогах работы за период. Бухгалтер что-то бубнит про конец месяца, и, как следствие, отдел продаж ведет свою информацию, более понятную руководителю, но дублирующую бухгалтерию.
4. Ценность работника определяется не столько исполнительностью и инициативой, сколько незаменимостью его функций. Потому что реквизиты поставщика знает только Леночка, нужную папку может найти только Марья Ивановна, а та папка, что не нашлась, находится у бухгалтера дома.

Живущее активной жизнью предприятие должно стремится к Уровню 3, мое видение которого я изложу в дальнейшем.

Как это было

Первым серьезным шагом было создание локальной сети предприятия. Сделано было не дешево, но добротно. И время показало, что к сети больше не прикасались. Затем на сервере стали собирать немногочисленные имеющиеся таблицы. Далее пошло формирование 2 уровня. Постепенно таблицы стали облагораживаться, приспосабливаться к нуждам сотрудников. Для придания иллюзии целостности этой куче файлов впоследствии я создал Интернет-оболочку. Параллельно с этим приобрели и установили сетевую версию программы "1С:Бухгалтерия 6.0". Мне нравятся продукты компании 1С, но, к сожалению, выдаваемую пользователю настройку нельзя назвать готовой к употреблению. Получилось, что месяц ушел на освоение программы, еще три - на приведение ее в порядок и запуск, а более-менее прилично она выглядела через полгода.

Таким образом, мы подошли к состоянию, при котором директор заявил, что он не будет больше запрашивать информацию у подчиненных, для этого у него на столе есть компьютер. С этого момента каждый знал о том, что его труд потребляется другими, и отношение к качеству и времени выполнения работы изменилось.

Второй серьезный шаг - закупка "1С:Торговля". Это уже была цельная и связанная база. На ее адаптацию было потрачено порядка двух месяцев. Но уж теперь вошедший во вкус персонал выжал из программы и программиста все, что мог. Например, для создания длинного договора пользователь вводил три-четыре параметра, а система генерировала его полный текст. Заставили программу отслеживать сроки поступления платежей клиентов. И вершиной всего стало соединение программы с системой электронных платежей "Клиент-Банк", что дало возможность уже через 15 минут после начала дня видеть поступившие деньги и работать с клиентом (раньше это было возможно только часам к 12).

Но это потом, а вначале четко обозначились вот какие проблемы:

• Ранее применявшиеся программы несут в себе как ценный опыт постановки задачи для новых решений, так и груз старых ошибок и представлений информации. В нашем случае старая огромная Excel-таблица содержала всю информацию в развернутом виде, и пользователь лазил по ней как малыш по расстеленной карте;
• Резко встал вопрос о разделении функций, порядка ввода, правил работы. Неправильные действия одного сразу же портили картину у другого. И так вплоть до перехода на личности. Но по мере того, как регламентировались обязанности, напряженность спадала.

По этому поводу вспоминается, как проводили специальное совещание по правилам наименования клиентов, как приходилось заставлять регулярно делать и складывать в архив материальные ведомости, как принимаемую по телефону со кладов информацию заменили факсовыми сообщениями на специальном бланке и т.д.

Очередной прорыв произошел при закупке "1С:Бухгалтерии 7.5". При ее внедрении я поставил перед собой задачу "скрестить ужа с ежом", а именно - работу бухгалтерии и отдела продаж на единой базе. Коротко суть проблемы в том, что, глядя на один и тот же товар, кладовщик видит его количество на складе, а бухгалтер разделяет по партиям поступления, по счетам учета. Далее посмотрим, как расходная накладная списывает товар. Казалось бы - заставь накладную сначала "выбрать" более раннюю партию, затем - следующую и т.д. Т.е. следующая накладная должна продолжать процесс. Но ведь так не получается! Покажите мне предприятие, на котором документы вводятся строго в хронологическом порядке.

Практически внедрение вылилось в разработку собственного варианта программы. По времени это заняло порядка 3-х месяцев. До сих пор удивляюсь спокойствию и уверенности главного бухгалтера (или наивной доверчивости обещаниям программиста): в начале марта мы еще не могли обрабатывать данные января. Но постепенно процесс "пошел", и далее автоматизация бухгалтерии работала по пути наращивания функций и вылавливания "заморочек".

Чуть позже мне и менеджерам отдела сбыта, было интересно наблюдать, как появление новых сотрудников - неопытных пользователей - создавало новые всплески проблем, причем как технических, так и организационных, вплоть до обнаружения скрывавшихся ранее ошибок учета.

Образно я бы представил процесс упорядочивания беспорядка таким графиком, как на рисунке.

У кого-то может возникнуть естественный вопрос: "А почему бы сразу не купить большую и хорошую программу?". Как программист, я горжусь своей программой, а как администратор информационной системы, понимаю, что внедрение готового решения было бы проще. Но твердо убежден, что теория "большого скачка" возможна только на небольшом предприятии.

Что получили

Итак, главные баталии позади. Можно налить кофе в большую кружку и подумать о результатах. А еще лучше спросить об этом самих пользователей:

Результат 1) Освобождение от рутинной работы.

Запольская С.М., начальник отдела сбыта: "Если клиент ожидает выписки документов более 10 минут, то мы уже извиняемся за задержку. В то время, как вчера наш снабженец получал у кого-то товар в течение часа".

Результат 2) Точность учета.

Бухгалтер Кашина А.Н.: "С ужасом вспоминаю старую бухгалтерию, где практически всю аналитику делали вручную. И очень выгодно для нас то, что мы обрабатываем именно первичные документы. В прошлом году бывали ситуации, когда отдел сбыта передавал данные реализации, затем вдруг обнаруживалась неучтенная накладная, данные у себя они исправляли, а бухгалтер считал налоги по-старому. Вторая причина уменьшения ошибок - неправильно введенная исполнителем информация "бьет рикошетом" по другим, т.е. не остается незамеченной. Ошибки были и будут всегда, вопрос в том, как быстро они обнаруживаются и исправляются".

Результат 3) Взаимозаменяемость.

В случае отсутствия кого-либо его функции может выполнить любой, и на своем рабочем месте. Особенно остро стоит подобный вопрос при увольнении сотрудника. Опять же Запольская С.М.: "Я знаю, что на некоторых фирмах каждый менеджер работает со своей клиентурой, и информация о клиентах - это его коммерческая тайна. Такой человек, уходя из фирмы, "уводит" и клиентуру. У нас вся информация как на ладони".

Результат 4) Хорошая система нормализует существующий порядок:

Это уже мое мнение. Я неоднократно был свидетелем того, как программа, будучи внедренной людьми, впоследствии сама оказывала влияние на порядок их работы. Например, в одном случае обнаружилось, что неверна процедура хранения и отпуска товаров на складе.

Результат 5) Созданная база представляет собой чуть ли не материальное воплощение работы сотрудников предприятия.

Сутько Г.А., менеджер: "Раньше, планируя заказы на поставки, обкладывался листочками с данными об остатках, темпах продажи. Новый день начинался с этой же процедуры выкладки бумаг. Что-то терялось, что-то было неточным. Теперь я знаю, что мне нужен только экран, и проблемы сузились до задачи сохранности базы".

Вот так выглядят итоги нашего сражения. Может, у кого-либо из читателей есть свой опыт подобного процесса. Было бы интересно сравнить.

Игорь ДАЙНЕКО,
инженер СП "Рейтингком",
[email protected]