При создании различных документов в Word'е для каждого документа, в зависимости от его назначения (курсовая работа, реферат и.т.д.), обычно используется тот или иной способ оформления документа. Он включает в себя шрифты, отступы абзацев, центровку текста и.т.д. Чтобы при создании нового документа не определять все эти параметры каждый раз вручную, можно воспользоваться некоторым стилем оформления абзаца. Понятие стиля включает в себя все выше перечисленные параметры. Выбор того или иного стиля сразу делает их текущими для выделенного абзаца. Раскрывающийся список со стилями расположен рядом со списком шрифтов.

Как же создать новый собственный стиль? Это довольно просто - для этого всего лишь нужно выделить в тексте документа абзац, отформатировать его должным образом и ввести имя нового стиля в раскрывающемся списке со стилями. Теперь если выделить в тексте абзац и выбрать имя нашего стиля, то абзац автоматически отформатируется как тот, который был использован при создании этого стиля. Однако если закончить работу с данным документом и приступить к созданию другого, то имя нашего стиля исчезнет из списка доступных. В чем же дело? Никакой мистики в этом нет, просто параметры вновь созданного стиля были сохранены в том документе, в котором он был создан. Но если часто создавать документы одного типа (одного назначения), то гораздо удобнее будет не создавать заново требуемые стили, а использовать уже готовые.

Один из способов решения данной проблемы - это создание собственного шаблона. Чтобы создать собственный шаблон со стилями, например для реферата, нужно в пустом документе набрать абзацы, отформатировать их, создать стили и сохранить полученный документ как шаблон (*.dot) в каталоге, куда был установлен MS Office, в подкаталоге "Шаблоны". По умолчанию MS Office устанавливается в каталог "C:\Program Files\Microsoft Office\". После этого на основе данного шаблона уже можно создавать документы. Сделать это можно, выбрав пункт меню "Файл|Создать" (не кнопку на панели инструментов). На закладке "Общие" будет расположена иконка вашего шаблона, который доступен для создания новых документов на его основе.

Другой способ хранения созданных стилей - это использование общего шаблона Normal.dot. На основе данного шаблона по умолчанию создаются все новые документы вWord'е, в том числе и пустой документ, открытый в редакторе сразу после его запуска. Создание документа на основе шаблона означает, что он будет содержать в себе все стили, макросы, панели инструментов, содержащиеся в базовом шаблоне. Если поместить в этот шаблон свои стили, то они сразу станут доступными в любом пустом документе. Как уже было отмечено выше, вновь созданный стиль считается принадлежащим документу, в котором он создан и сохраняется с ним в одном файле. Чтобы стиль был доступен в Normal.dot, его необходимо скопировать туда. Для работы со стилями, а также другими элементами шаблонов можно воспользоваться "Организатором". "Организатор" - это простая, встроенная в Word утилита, позволяющая копировать, перемещать стили между документами и шаблонами, а также удалять их оттуда. Открыть окно "Организатора" можно, нажав кнопку " Организатор...". В Word 97 такая кнопка находится в диалоговом окне, открываемом пунктом меню "Сервис | Шаблоны и надстройки". Запустить организатор можно также и из некоторых других диалоговых окон Word'а. Для работы со стилями в "Организаторе" предназначена закладка "Стили". На ней расположены два прокручиваемых списка стилей в двух различных шаблонах и документах. Обычно после открытия окна "Организатора" там отображены стили, содержащиеся в Normal.dot и в редактируемом в данный момент документе. С помощью нехитрого интерфейса в "Организаторе" можно открывать другие файлы документов и шаблонов и работать с содержащимися там стилями. Следует отметить, что в шаблоне Normal.dot содержится несколько встроенных стилей, которые невозможно удалить оттуда.

Вновь созданный стиль можно скопировать в Normal.dot сразу же после его создания. Но изменения в Normal.dot сохраняются при выходе из Word'а, поэтому стиль станет доступным после перезагрузки редактора. Перед использованием только что созданных стилей в документах, которые были созданы до того, как был создан стиль, необходимо убедиться, что новый стиль доступен в этом документе (присутствует в списке стилей). Если новый стиль не доступен, то его следует скопировать в этот документ из шаблона с помощью "Организатора".

Помимо создания новых стилей, можно также редактировать уже существующие. Редактировать стили можно с помощью диалогового окна, вызываемого через меню "Формат | Стиль...". Редактирование стилей осуществляется с помощью изменения их параметров в диалоговых окнах. Также там возможно создание новых стилей. Это делается с помощью тех же диалоговых окон. Если при этом установить флажок "Добавить в шаблон", то новый стиль будет автоматически скопирован в Normal.dot. Что же касается данного способа создания стилей, то, на мой взгляд, он менее удобен, чем способ создания стилей при редактировании текста, так как лишен такой наглядности. Чтобы создать стиль на основе уже существующего, можно воспользоваться данными диалогами или отформатировать базовым стилем абзац, затем изменить его форматирование и ввести в список новое имя стиля.

Напоследок можно добавить, что, помимо стилей, для однотипного оформления больших документов возможно применение макросов, панелей инструментов с наиболее часто употребляемыми командами, которые также можно сохранять в шаблонах и самих документах.

Юрий ЛЕВИН