Используя в своих программах интерактивных помощников, корпорация Майкрософт старается максимально упростить процесс взаимодействия человека с компьютером. Правда, судя по многочисленным проблемам Windows и других продуктов этой корпорации, всё получается с точностью до наоборот... Тем не менее, последняя версия знаменитого офисного пакета - Майкрософт Офис 97 - начинена разнообразными шаблонами и мастерами, действительно здорово упрощающими создание новых документов. И прежде чем приступать к написанию отчета или служебной записки, созданию презентации или базы данных, стоит заглянуть в копилку мастеров и шаблонов, дабы не изобретать велосипед заново.

Что же такое - эти мастера и шаблоны? Шаблоны - это образцы, на основе которых можно создавать другие документы. Это файлы, в которых хранится информация о форматировании, стилях, тексте, макросах, различных системных меню и панелях инструментов. При создании нового документа на основе какого-либо шаблона всё содержание и средства шаблона переносятся в этот документ, а сам шаблон остаётся без изменений. Мастера представляют собой серии диалоговых окон, которые позволяют поэтапно создавать документ или выполнять какие-либо действия. Во время работы мастер задаёт вопросы, просит заполнить определённые поля или выбрать один из возможных вариантов, после чего конструирует документ.

Открыть коллекцию мастеров и шаблонов можно через меню кнопки "Пуск": Пуск|Создать документ| Microsoft Office (StartNew Office Document). Появится окно "Создать документ Office", состоящее из множества вкладок. Вкладки содержат шаблоны и мастера, объединенные по типам документов. Мастера содержат в своём названии слово "Мастер" ("Wizard"), их значки украшены изображением волшебной палочки. Посмотрите на разнообразие вариантов: факсы и Web-страницы, публикации и письма, решения и записки... Но и это еще не все! У каждого из больших "видов" есть свои "подвиды": щелкните мышкой по вкладке "Презентации" (Presentations) - перед вами темы презентаций: бизнес-план, общее собрание, общий доклад и т.д. Зайдите на вкладку "Решения" (Spreadsheet Solutions) - вам предложат готовые формы заказа и счета.

Для большинства шаблонов и мастеров существует предварительный просмотр. Откройте вкладку "Письма и факсы" (Letters&Faxes) и выделите, например, шаблон "Современное письмо" (Contemporary Letter). Справо в окне "Просмотр" вы увидите, как этот шаблон выглядит. Нажмите кнопку "ОК". Загрузится программа Word и на основе выбранного шаблона откроется новый документ. Вам остаётся лишь заполнить некоторые поля. Можно посмотреть пример современного письма, для чего дважды щёлкните на значок конверта внутри документа.

Шаблоны и мастера Word

Все документы Word основаны на шаблонах. Любой новый документ, по умолчанию, создаётся на основе шаблона NORMAL.DOT. Ему соответствует значок "Обычный" (HNormal) на вкладке "Общие" (General). Кроме этого наиболее применяемого шаблона, в Word 97 встроены многие другие шаблоны, разделённые по стилю оформления на три категории - стандартные, современные и изысканные (Professional, Contemporary, Elegant). Вкладка "Отчеты" (Report) содержит изысканный отчет, современный отчет и стандартный отчет, вкладка "Другие документы" (Other Documents) - соответствующие резюме. В шаблонах каждой категории используются сходные принципы оформления.

Если вам необходимо приготовить служебную записку, то три её варианта вы найдёте на вкладке "Записки" (Memos). Шаблоны записок содержат поля для указания адресата и отправителя, темы записки. Автоматически проставляется дата создания документа. Инструкции по заполнению записки включены непосредственно в шаблон.

Быстро приготовить титульный лист факсимильного сообщения помогут шаблоны с вкладки "Письма и факсы" (Letters&Faxes). Есть заготовка и для создания Web-страницы - шаблон "Новая Web-страница" (Blank Web Page) с соответствующей вкладки.

Помимо шаблонов, в состав Word 97 входят мастера, позволяющие создать деловые или личные письма, рекламные буклеты и бюллетени, факсы и Web-страницы. Последний мастер состоит из двух шагов, предлагая выбрать на первом шаге тип Web-страницы (в 2 колонки, простая, центрированная, личная основная страница и т.д.), на втором - тип оформления (строгий, пёстрый, изысканный и т.д.). На вкладке "Письма и факсы" (Letters&Faxes) есть мастер конвертов, автоматизирующий процесс надписи адресов (Envelope Wizard) и мастер создания почтовых наклеек (Mailing Label Wizard). Последние вызывают интерактивного помощника, выясняющего, что конкретно необходимо пользователю.

Шаблоны Excel

На вкладке "Решения" (Spreadsheet Solutions) представлены шаблоны, на основе которых можно создать электронные таблицы Excel: "Заказ", "Авансовый отчёт", "Платёжные формы", "Счёт" (Purchase Order, Expense Statement, INVOISE). Бизнесменам будет полезен шаблон "Заказ" (Purchase Order), представляющий собой готовый бланк заказа, в котором ведётся расчет стоимости заказа с учётом доставки и обработки, отмечается способ оплаты и т.д. Регулярно используемый шаблон можно сделать пользовательским, вставив логотип фирмы, её реквизиты.

Шаблоны и мастер презентаций (PowerPoint)

Вам необходимо представить продукцию своей фирмы или сделать иллюстрированный доклад? При помощи шаблонов презентаций можно быстро и красочно создать интерактивный финансовый или технический отчёт, рекламный буклет, план продаж, описание проекта, доклад и многое другое. Многочисленные шаблоны презентаций находятся на вкладке "Презентации" (Presentations) и содержат образцы слайдов, объединённых общей темой и стилем оформления. Слайды разработаны художниками-графиками и состоят из цветовых схем, образцов заголовков и графических элементов. Каждой теме презентации соответствует определённый порядок слайдов, на каждом из которых содержится инструкция по заполнению.

Кроме шаблонов" имеется "Мастер автосодержания". На основе выбранных вами вида презентации (служебная, личная, деловая, проекты и т.д.), способа предъявления (доклад, совещание, Интернет), форме выдачи (на экране, слайды, прозрачки) "Мастер автосодержания" создаст структуру презентации с определённым оформлением и стилем.

Помимо готовых презентаций в Майкрософт Офис 97 включены шаблоны дизайна презентаций - вкладка "Дизайны презентаций" (Presentation Designs). Шаблон дизайна содержит цветовую схему слайда и различные элементы, образующие фон слайда. Он же определяет шрифты и другие элементы форматирования текста. Цветовая схема гармонично задаёт цвета для текста, линий, фона и т.д. Каждый новый слайд презентации создаётся на основе одного выбранного вами шаблона дизайна, названия которых говорят сами за себя: Безмятежность, Луг, Румянец, Водоворот, Метеор...

Мастера создания баз данных (Access)

У меня дома есть богатая библиотека книг по философии и психологии. Следуя веяниям времени и своей привязанности к компьютеру, я решил компьютеризировать свою библиотеку, создав несложную базу данных. Не будучи специалистом в этой области, я обратился к мастеру базы данных "Библиотека" и за несколько шагов получил готовую многофункциональную базу данных для моей коллекции книг.

Вкладка "Базы данных" (Databases) предлагает разнообразные мастера баз данных - это и "Адресная книга" и "Каталог видеозаписей", "Винный погреб" и "Фотоальбомы", "Склад", "Рецепты" и многое другое. В диалоговых окнах каждого мастера производится настройка объектов создаваемой базы данных, их структура и оформление. Мастер баз данных позволяет добавить к формам фоновые рисунки, а также выбрать один из встроенных форматов оформления отчётов.

Дополнительные шаблоны и мастера

Если в окне "Создать документ" Microsoft Office вы не найдёте каких-либо из описываемых здесь шаблонов или мастеров - вернитесь к процедуре инсталляции Офиса и установите их. Дополнительные шаблоны и мастера можно найти на инсталляционном диске Майкрософт Офис в папке "Valupack/Template". Краткую информацию об имеющихся здесь шаблонах и мастерах можно найти, запустив файл справки Valupk8.hlp (раздел Microsoft Office templates, forms, and wizards), находящийся на том же диске в папке Valupack.

Среди дополнений - много новых шаблонов дизайна презентаций (папка Valupack/Template/Desings) и самих презентаций (папка Valupack/Template/Present), шаблоны Excel, позволяющие планировать семейный бюджет и вести учет рабочего времени (папка Valupack/Template/Excel). Один из дополнительных мастеров Word позволяет создать календарь, а среди шаблонов - брошюра, тезисы, табель рабочего времени (папка Valupack/Template/Word).

Создание любого документа в Майкрософт Офисе - процесс творческий. Но начинать создавать документ совсем не обязательно "с чистого листа" - сам Офис предоставляет множество средств, с помощью которых новичку можно быстро и качественно выполнить поставленную задачу.

Борис ПАСЕК
Материал предоставлен журналом "Интерфейс"