Не секрет, что компьютеры прочно заняли свое место в современном информационном обществе. Люди уже не справляются с громадными объемами данных, которыми нужно оперировать, причем народная мудрость "время - деньги" приобретает конкретный материальный смысл. В любой сфере деятельности оперативность и точность полученной информации - залог коммерческого успеха предприятия, а автоматизация делает работу намного легче, надежнее, быстрее и комфортнее. Это прописные истины, их уже давно поняли на Западе и постепенно понимают у нас. Правда, процесс, как всегда, идет туго и со скрипом, но другого пути нет. Компьютеризация проникает во все сферы общества. Сегодня речь пойдет о комплексной автоматизации учета и анализа в розничной торговле.

Об этом мы говорили со специалистами и руководством фирмы "Люкс-Софт" - одной из ведущих белорусских фирм, занимающихся комплексной автоматизацией предприятий торговли. Продукт этой фирмы - программно-технологический комплекс "Ветразь" - успешно используется в двух универсамах "Престон-маркет", магазинах "Панорама", "Евролюкс" и других. Стандартный пакет "Ветразь" легко настраивается и может использоваться не только в крупном супермаркете или маленьком магазине, но и в холдинговых структурах, предприятиях и фирмах других сфер деятельности.

Думаю, всем будет интересен рассказ о том, что из себя представляет автоматизированная система супермаркета, какие конкретные выгоды она приносит, какие субъективные и объективные трудности необходимо преодолеть, чтобы внедрить такую систему. На самом деле это довольно сложная и объемная тема, но я попробую пересказать суть своими словами.

Итак, приступим.

Что это такое

Рассмотрим систему автоматизации торговли как цепочку из нескольких стадий движения информации. То, что российские эксперты назвали "данными на кончиках пальцев", является по сути проблемно-ориентированной навигацией по данным, которая состоит из нескольких этапов.

На первом этапе накладные вводятся в базу данных, товарам присваиваются внутренние коды. Если товар не имеет штрих-кода, то ему присваивают торговый код (то есть "понятный" кассе), которым следует промаркировать "безликий" товар. Маркировка производится торговым кодом (тогда кассиру придется вручную его вводить - так же, как вводятся цены на обычных кассах) или штрих-кодом, напечатанном самостоятельно. Но на большинство продуктов питания невозможно наклеить этикетку (куда ее пристроить, например, на пирожное?). Тогда код вносится в каталог, доступный каждому кассиру. Особенно удобно, когда вводится штрих-код товара, а кассиру остается только считать его сканером, - и результат налицо. То есть, на чеке.

Комментирует ведущий специалист Юрий Сиваченко:

- Это удобнее именно потому, что при вводе кода вручную, да и вообще при ручном вводе любых данных, велика вероятность ошибки кассира. Людям свойственно ошибаться. Но затем эти ошибки придется выискивать в конечных данных и исправлять, на что уходит много времени. Поэтому в том же "Престон-маркете" кассирам строго запретили вообще вводить какие-либо данные, там все полностью автоматизировано.

...Мы остановились на том, что поступивший товар вводится в общую базу данных, но пока в базах данных кассовых аппаратов нет кода этого товара, его продавать нельзя (действительно, трудно продавать товар, не зная его цены). Работа с кассой зависит от ее типа, и многие модели имеют свои особенности. Но самыми привлекательными, конечно, являются электронные кассы-компьютеры типа POS, которые самостоятельно периодически связываются с центральным сервером и обновляют свои базы данных. Такие кассы могут работать как с торговым, так и с внутренним кодом товара (что дает возможность не только накапливать количество проданного товара в памяти, но и вычитать это количество из сетевой БД). Администратору очень удобно отслеживать динамически изменяющиеся данные с терминала, просто сидя в кресле в своем кабинете.

Этот этап очень важен, так как от него зависит нормальная работа магазина. Данные нужно тщательно проверить, - и только после этого можно помещать товар в торговый зал.

Затем происходит учет реализации через кассы. После получения отчета о проданных товарах из касс происходит корректировка текущих остатков в БД. Это также довольно ответственный этап, на котором возможно выявление пересортицы (отрицательных остатков), ошибок ввода на стадии прихода, некорректных действий кассира. Все данные проверяются бухгалтерами.

Комментирует ведущий специалист Юрий Сиваченко:

- Из касс могут поступать данные с различной степенью детализации, вплоть до времени продажи. Для дальнейшего хранения информации очень полезна функция "сжатия" информации, понижающая уровень детализации. Можно, конечно, хранить все подробности, но обычно они используются только для выявления ошибок или сбоев в работе кассиров и операторов.

Все. База пополнена, данные систематизированы. Теперь наступает принципиально новый этап работы с информацией - ее анализ. Первым делом формируется заявка на склад для пополнения товарных запасов торгового зала. Дальнейшие возможности по обработке информации действительно огромны. Данные в электронной форме можно представить в виде различных удобочитаемых графиков и отчетов. Администратор может без труда вернуться к данным на любой день.

Комментирует ведущий специалист Юрий Сиваченко:

- Чтобы обеспечить эту функцию, должна быть продумана удобная система архивирования данных. Ну и, естественно, обратного разархивирования. Отчеты и графики могут напрямую экспортироваться в формат популярных электронных таблиц Excel.

Необходимость автоматизации

Надобность объяснять прелести автоматизации бухгалтерии, складского учета, необходимость перехода на безбумажные технологии может возникнуть, наверное, только в нашем слабо компьютеризированном обществе. Не буду на этом останавливаться. Перечислю только некоторые плюсы автоматизированных систем учета и анализа именно для систем розничной торговли.

Во-первых, огромные возможности для анализа и прогноза. Администратор может подготовить и предоставить директору практически любые отчеты по деятельности супермаркета. Это могут быть зависимости спроса на любой товар от поры года, месяца, дня недели и даже времени суток. По ним руководство может прогнозировать спрос на товары, заказывать их у поставщиков в соответствии со сроками прогнозируемого повышения спроса. Кроме маркетингового прогноза, администратор легко может заметить, когда в торговом зале универсама закончился товар и вовремя отдать распоряжение завезти его со склада. Это возможно потому, что данные поступают на терминал администратора с касс супермаркета почти в режиме реального времени. В традиционной системе торговли порой теряются драгоценные часы, пока заметят, что в зале закончился товар и завезут его со склада, ведь уследить за огромным ассортиментом из нескольких тысяч наименований довольно сложно.

Комментирует руководитель проекта Антон Кирковский:

- Администратор может не только использовать готовые отчеты, уже заложенные в программу, но и создавать свои собственные. Например, если руководство хочет проследить какие-нибудь редкие статистические закономерности, то наша система открыта для доработки, и любой программист может воспользоваться этим, предварительно согласовав вопрос с нами. Уже есть конкретные примеры грамотной работы администраторов, когда все руководство супермаркета просто "млеет" от удовольствия, ведь любая их прихоть, любой отчет можно сделать без особых проблем.

Упрощаются расчеты с поставщиками. Можно увидеть конкретные суммы, подлежащие оплате конкретному поставщику. Также несложно проследить историю взаимоотношений с поставщиками.

Значительное облегчается проведение переучетов и переоценок, что особенно актуально сейчас, во время "больших перемен", когда цены меняются чуть ли не каждый день.

Сокращение времени обслуживания покупателя. Это связано с тем, что кассиру не приходится вручную вводить цены товара, он вообще не обязан их знать. Основная часть времени теперь тратится на взаиморасчеты с покупателем (с введением электронных расчетов и эти затраты времени сходят на нет, но это уже другая тема). В любом крупном автоматизированном универсаме часто можно увидеть быстро возникающие очереди в несколько десятков человек. Самое интересное, что рассасываются они еще быстрее.

Перечислять абсолютно все плюсы автоматизации магазина можно еще довольно долго, вот только места для газетной статьи, как всегда, отводится мало...

Комментирует руководитель проекта Антон Кирковский:

- Нужно сказать, что необходимость внедрения подобных нашей систем понимает любой предприниматель, который умеет считать деньги. Вот почему большинство наших клиентов - частные фирмы. В государственной торговле руководитель скорее пустит дополнительные средства на прибавку к зарплате или на премию за "отличную" работу, чем на развитие производства.

Проблемы

Конечно, существуют вполне естественные препятствия для внедрения систем автоматизации. Это и большое количество нештрих-кодированного товара, выпускаемого нашей промышленностью, достаточно ощутимые затраты на оборудование.

Комментирует директор Евгений Донсков:

- Учитывая большие материальные затраты на внедрение новой технологии, фирма "ЛюксСофт" предоставляет возможность оплатить стоимость программного продукта после его апробации в реальных условиях на предприятии.

Есть объективные трудности, с которыми приходится считаться, однако есть помехи, существование которых просто удивляет.

Комментирует директор Евгений Донсков:

- Внедрение компьютерных систем в магазинах, особенно государственных, встречает явное непонимание и незаинтересованность руководителей. Они не понимают всех возможностей, которыми обладают автоматизированные системы учета и анализа. А если и понимают, они им, очевидно, не нужны. Какая разница директору государственного магазина, на сколько изменяется спрос на тот или иной товар в зависимости от его места в торговом зале? Да и возможностей для злоупотреблений становится гораздо меньше, так как любое действие и каждая продажа регистрируются и учитываются. Работников приходится сначала учить элементарной компьютерной грамотности, а только потом приступать к обучению работе с конкретным программным обеспечением. Сейчас ощущается острая нехватка квалифицированных кадров на местах, а у работников старой закалки имеется какой-то психологический барьер перед новыми технологиями.

Будем надеяться, что эта статья хоть немного продвинет (скорее, сдвинет с места) процесс автоматизации в нашей стране, и скоро мы забудем об очередях...

Анатолий АЛИЗАР