Несколько проверенных на личном опыте рекомендаций

Одной из самых серьезных проблем современного человека является хроническая нехватка времени. Причем сопровождающаяся мыслями: "У меня куча дел", "Я ничего не успеваю", "Черт, опять забыл про это!!!", "Я ничего не сделал, куда делось столько времени?". Вам это не знакомо? Тогда либо вы уже эффективно пользуетесь Outlook 2003, либо нехватку времени вам еще предстоит испытать :).

Чтобы этого не случилось, рекомендую воспользоваться несколькими простыми рекомендациями.

Правило 1. Отключение нотификаций. Отключите все нотификации о приходе новых сообщений в Microsoft Outlook. Человек, как и микропроцессор, в один момент времени выполняет только одну задачу, многозадачность обеспечивается переключением между разными потоками выполнения. Переключение контекста у человека, как и у процессора, операция дорогая, поэтому для экономии времени количество переключений стоит максимально снизить. А наиболее частыми прерываниями, заставляющими переключить контекст при работе за компьютером, как раз и является появление маленького конвертика в правом нижнем углу экрана, сигнализирующее о приходе нового письма и очень трудно удержаться, чтобы не узнать, что это за письмо. Оно может быть абсолютно неважным, но на переключение контекста работы на него и обратно потребует от вас минимум 10 минут времени (столько, по мнению психологов, и занимает процесс переключения с одной задачи на другую). Так что оптимальным будет все нотификации отключить, а переключаться в Outlook для просмотра новых писем тогда, когда вам это удобно. Вы должны управлять своим временем, а не Outlook. Но если уж вы переключились на Outlook, в который за время вашего отсутствия не успело насыпаться много писем, выполните правило 2.

Правило 2. Inbox всегда должен быть пустым. Ничто не способно породить чувство нехватки времени и кучи дел, как inbox, забитый под завязку письмами, половина из которых не прочитана. Поэтому очень важно держать Inbox пустым, для чего очень помогают "Правила" (Rules) в Outlook, позволяющие все письма из списков рассылки, нотификации с форумов и т.д. автоматически поместить в специально отведенные для этого папки. Еще один полезный момент - создать правило, которое будет в Inbox оставлять только письма, в которых вы есть в поле "To" или в поле "CC" пришедших писем, а все остальные письма, не подпадающие под условия правил, можно положить в специальную папку. Для этого нужно в правилах поставить галочку "stop processing other rules" и создать правило, выполняющееся после всех остальных и перемещающее не подпадающее под действие остальных правил письма, в которых вы не являетесь прямым получателем, в специальную папку (для писем от начальников или на важные distribution lists можно сделать исключения). А чтобы inbox было проще держать пустым, есть правило 3.

Правило 3. Каждое письмо нужно читать ровно один раз. Для того, чтобы Inbox было проще держать пустым, поможет следующее простое правило: каждое письмо стоит читать ровно один раз. А по результатам прочтения - принять решение по правилу четырех D:

• Do. Письмо важное, отреагировать нужно срочно - сделайте это сразу.
• Delete. Письмо неважное, немедленно удалите его.
• Defer. Письмо важное, но времени на его выполнение сейчас нет - поставьте на него флаг и вернитесь к этому позже.
• Delegate. Письмо можно кому-то передать - немедленно жмите кнопку Forward!

Проще выполнять это поможет правило 4.

Правило 4. Классификация задач. Все задачи, которые поступают, можно разделить по четырем квадрантам: по оси X откладываем срочность, по оси Y - важность. Получаем 4 типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные но важные, несрочные и неважные. Поступать с ними рекомендуется так:

• Срочные и важные сделать сразу и самому ("хочешь сделать хорошо - сделай это сам" :)).
• Срочные и неважные стоит кому-нибудь спихнуть. Тому, для кого они будут не только срочными, но и важными.
• Для несрочных, но важных стоит запланировать время для выполнения в будущем.
• А несрочные и неважные стоит немедленно забыть.

Что дальше делать с этой классификацией? См. правило 5.

Правило 5. Флаги и Search Folders для обозначения дел. В Outlook 2003 появилась такая замечательная функция, как разноцветные флаги, которые можно повесить на письма, а также поисковые папки (Search Folders), которые позволяют все письма с флагами, где бы они не находились, собрать в одной папке ("виртуальной" папке). Цветов 6. Никаких ограничений по использованию цветов нет, вы назначаете смысл цветам сами, могу поделиться своим опытом:

• Red. Срочные и важные дела.
• Blue. То, что вы кого-то попросили сделать для вас, и не хотите про это забыть.
• Yellow. Просто письма для информации, чтобы не нужно было их долго искать.
• Green. Срочные, но неважные дела, которые вы передали кому-то и не хотите про это забыть.
• Orange. Важные, но несрочные дела.
• Purple. Те дела, которые нужно сделать вам, но до этого вы ждете выполнения вашей просьбы от кого-то еще.

Красные и синие флаги вы проверяете ежедневно, оранжевые и зеленые - пару раз в неделю, пурпурные - когда снимаете влаг синего или зеленого цвета.

Ну и, наконец, несколько дополнительных советов.

Совет 1. Пишите короткие письма. Пожалейте свое и чужое время: пишите короткие письма (если в коротком письме никак не получается выразить свою мысль, пишите длинное (тратьте свое время), но пожалейте хотя бы получателей, выделите шрифтом или цветом то место, где вы от них чего-то просите или где содержится основной смысл письма). А также с умыслом выбирайте, кого вы поставите в поле "To", а кого - в поле "CC". От получателей письма (строка "To2) вы ожидаете какого-то действия или ответа, а в "СС" ставите тех, кому отправляете письмо просто для информации.

Совет 2. Список важных дел на каждый день. Составляйте каждый раз в начале дня список дел на сегодня, отмечайте примерное врем, необходимое на их выполнение, добавляйте 25% на непредвиденные дела и следуйте написанному списку, отмечая в конце дня, сколько времени на каждое из дел было потрачено в реальности и насколько удалось выполнить запланированное. Не страшно, если в первое время окажется, что планы на день не удается выполнять и наполовину. Недели через 2 следования этой рекомендации вы увидите, что реальность все больше и больше соответствует планам. А через пару месяцев выписывать дела на бумажке уже не будет необходимо, т.к. планирование будет работать само собой, в голове.

Совет 3. Система учета потраченного времени. Проводилось исследование - людей просили управлять своим пульсом (ускорять его или замедлять) силой своей мысли. Попробуйте - это очень не просто. Но! Как только человек в этом эксперименте видел перед собой датчик, показывающий им текущее значение частоты пульса - все существенно упрощалось! Потому, что действительно управлять каким-то процессом можно только в том случае, если можешь этот процесс измерить. Для того чтобы управлять своим временем, нужно иметь возможность измерить, куда оно уходит. Для этого можно сделать простую базу данных (в Microsoft Access, например), куда с минимальным квантом времени в 15 минут записывать раз в 1-2 часа все дела, которые вы делали за прошедший период времени. Вы будете очень удивлены через пару недель ведения такой базы данных, насколько больше у вас появилось свободного времени!

Совет 4. Поиск на стероидах (MSN Desktop Search). Еще одна задача, на которую часто тратится куча времени, это поиск нужного письма. Инструмент, который поражает скоростью и качеством поиска по личным папкам Outlook, называется MSN Desktop Search. С ним на поиск нужного письма будет уходить не 10-20 минут, а 10-30 секунд. Попробуйте, убедитесь сами.

Александр ЛОЖЕЧКИН

Оригинал статьи: blogs.gotdotnet.ru/personal/allo/CommentView.aspx?guid=3c0193c3-10bf-403f-a11c-e58a562832eb